JUMPA PERS

Kegiatan media relations lainnya yang paling sering dilakukan adalah konferensi pers atau jumpa pers. Kegiatan ini dilakukan dengan mengundang wartawan untuk berdialog, di mana materi sudah disiapkan secara matang oleh Humas. Inilah yang menjadi kelebihan dari kegiatan ini, yaitu aspek diskusi atau tanya jawab.

Konferensi pers adalah acara pertemuan para jurnalis yang disengaja berkumpul / dikumpulkan untuk mendapatkan / diberikan suatu informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan.

Terdapat beberapa alas an mengapa jumpa pers perlu diselnggarakan. Alasan-alasan itu diantaranya adalah :
- Menyambut peristiwa/kegiatan penting dan besar.
- Dilakukan sesudah suatu kegiatan berlangsung.
- Konferensi pers yang dikenal dengan sebutan press briefing, yaitu jumpa pers yang dilakukan secara rutin selama berlangsungnya suatu acara

Dalam jumpa pers ada jugayang disebut Pers Briefing. Kegiatan Press briefing ini biasanya dilakukan pada acara-acara atau kegiatan akbar. Misalnya dalam kongres nasional maupun internasional yang berlangsung beberapa hari, atau sidang tahunan lembaga/instansi. Dalam kegiatan seperti itulah dilakukan temu wartawan secara rutin untuk menginformasikan hasil yang diperoleh dari kegiatan tersebut.

Kegiatan konperensi Pers ini biasanya disambut dengan baik oleh wartawan. Biasanya mereka hadir sesuatu dengan waktu yang ditentukan oleh penyelenggara. Konferensi Pers memang diperlukan oleh wartawan dengan alasan :
- Untuk mencari informasi/berita yang diperlukan medianya;
- Konfirmasi atau cek ulang ucapan informan agar tidak salah kutip; kunjungan persahabatan ;
- Penawaran kerjasama sponsorship untuk kegiatan organisasi kewartawanan.

Dilain pihak, Konferensi Pers juga tidak sedikit artinya bagi PR, maka dengansegala konsekuensinya yang harus mengeluarkan biaya dan tenaga pihak perusahaan juga berkepentingan untuk menyelenggarakan konperensi Pers mengingat beberapa manfaatnya yaitu :
- Menyebarkan informasi positif kepada publik tentang kegiatan lembaga seperti pergantian pimpinan, penandatanganan kerjasama :
- Menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif tentang lembaga, manajemen, atau karyawan;
- Meningkatkan citra yang dapat menunjang kegiatan lembaga/instansi;
- Membina hubungan secara langsung dengan pers.

Dalam konperensi pers akan timbul komunikasi timbal balik antara nara sumber dan wartawan. Pertanyaan-pertanyaan wartawan bila tidak dimonitor/diatur dengan baik seringkali keluar dari konteks penyelengaraan konperensi pers itu sendiri. Oleh karenanya PR sebagai penyelenggaran konperensi pers seperti itu harus melakukan persiapan dengan pernyataan lisan dan tulisan. Sebaliknya wartawan juga sudah mempersiapkan diri mengajukan pertanyaan secara lisan

Keunggulan konferensi Pers
Beberapa keunggulan yang bisa diperoleh dengan kita melakukan konperensi Pers :
- Konperensi Pers paling efektif untuk mengklarifikasi masalah
- Satu kali menyampaikan informasi sudah mencakup banyak media (merata), dan informasi yang akan ditampilkan di media akan sama
- Masalah dapat segera terselesaikan.

Jika dilihat dari sisi media massa, maka tujuan kedatangan wartawan ke konferensi pers atau ke kantor perusahaan adalah; untuk mencari informasi/berita yang diperlukan medianya; konfirmasi atau cek ulang ucapan informan agar tidak salah kutip; kunjungan persahabatan; penawaran kerjasama sponsorship untuk kegiatan organisasi kewartawanan.

Sedangkan dari sisi humas, konferensi pers bermanfaat untuk; menyebarkan informasi positif kepada publik tentang kegiatan lembaga/instansi, seperti penandatanganan kerjasama dan pergantian pimpinan; menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif tentang lembaga, manajemen, atau karyawan; meningkatkan citra yang dapat menunjang kegiatan lembaga/instansi; membina hubungan secara langsung dengan pers.

Dari kepentingan-kepentingan di atas, maka penyelenggaraan jumpa pers ini bisa atas inisiatif lembaga humas, bisa pula atas permintaan waratawan yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa menarik yang terjadi di masyarakat Namun siapapun yang berinisiatif, tetap lembaga/instansi yang terlibat dalampenyelenggaraan konferensi pers harus sudah mempersiapkan diri dengan pernyataan lisan dan tulisan. Karena sebaliknya, wartawan juga sudah mempersiapkan diri mengajukan pertanyaan secara lisan. Maka di sinilah akan diuji pejabat yang bersangkutan dalam menjawab pertanyaan. Di sini wartawan dapat menilai kualitas pejabat tersebut.

Oleh karenanya agar keunggulan-keunggulan tersebut manfaatnya dapat kita petik secara maksimal terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Konferensi Pers ?
- Tujuan : Harus ada alasan mengapa konferensi dilakukan. Apakah berita/informasi yang akan disampaikan benar-benar perlu diliput pers atau tidak. Apakah kita sudah yakin tentang sesuatu yang akan kita sampaikan.
- Waktu pelaksanaan : Memilih tanggal yang tepat dan mempersiapkan dengan matang dari jauh hari sebelumnya, sehingga berbagai pihak yang diundang dapat menyesuaikan jadwalmereka.
- Menyesuaikan waktu/tanggal pertemuan dengan jadwal kerja orang-orang pers. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.
- Pilih tanggal dan saat yang akan memungkinkan hadirnya sebanyak mungkin kalangan pers agar sesuatu yang hendak disampaikan pada acara tersebut bisa memperoleh publikasi yang maksimal.
- Tempat penyelenggaraan : Memilih tempat yang menarik agar peserta tertarik dan bersemangat menghadirinya, harus mudah dijangkau oleh berbagai pihak yang diundang, memiliki ukuran ruang yang cukup luas untuk menampung jumlah undanganyang hadir, memiliki sarana yang lengkap untuk penyelenggara, seperti pengeras suara, toilet, lapangan parkir yang cukup, slide/OHP/In Focus/Video.
- Daftar tamu : mengidentifikasi siapa pihak-pihak yang diundang, mengecek ulang datang tidaknya undangan melalui telefon, mempersiapkan segala sesuatu, membuat daftar hadir/buku tamu untuk wartawan yang hadir, berisikan nama media massa yang diwakilinya, alamat, dan paraf mereka. Jika ada wartawan yang tidak diundang, usahakan untuk tetap melayaninya dengan baik. Identifikasikan setiap tamu dengan papan nama kecil di dada agar mereka mudah dikenali. Sebaiknya warna dibuat berbeda dari yang dikenakan oleh para petugas penyelenggara.
- Persiapan : untuk bisa melaksanakan konferensi pers yang baik, Anda harus mempersiapkan segala sesuatu dengan sematang mungkin.

Persiapan sebelum pelaksanaan :
- Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
- Mengecek kembali undangan yang sudah dikirim itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi.
- Membuat press release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers.
- Menunjuk dan mempersiapkan juru bicara dengan baik. Diusahakan yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan ini.
- Dapat menyediakan konsumsi yang sesuai dengan suasana dan waktu.
- Sediakan souvenir (kalau ada)
- Memperkirakan pertanyaan.

Konsep perencanaan (sebelum acara konperensi Per), dengan kunci:
- Memiliki alasan yang jelas
- kepastian akan anggaran yang tersedia.
- Tempat yang nyaman dan mudah dicapai (accessible).
- Memilih tanggal yang tepat
- Daptar undangan
- Persiapkan makanan kecil.

Konsep pelaksanaan, dengan kunci:
- Buatlah agenda umum : nara sumber, tanya jawab
- Menyediakan Media Kit yang layak.

Konsep setelah pelaksanaan (setelah acara konperensi pers), dengan kunci:
- Kirimkan media kit kepada undangan yang tidak hadir.
- Buatlah kliping terhadap liputan media cetak yang memuat konferensi pers tersebut serta rekaman liputan dari media elektronik.
- Sampaikanlah hasil peliputan media kepada manajemen.
- Siapkan laporan umum yang meliputi evaluasi berbagai aspek penyelenggaraan konferensi untuk acuan di masa datang.