Mengelola Reputasi

Ada semacam paradoks yang berkembang dalam pengelolaan reputasi, bahwa semakin dibutuhkan, reputasi cenderung semakin sulit untuk dikelola. Yang jelas, kehilangan reputasi yang baik jauh lebih gampang dibanding usaha untuk membangunnya. Sebagian orang menyatakannya dalam metafora, dibutuhkan sepuluh tahun untuk membangun reputasi yang baik, tetapi cukup satu menit saja untuk meruntuhkannya. Mempertahankan reputasi seseorang tidaklah mudah, apalagi mempertahankan reputasi yang baik dari perusahaan.

Adam Joly menyatakan bahwa secara makro kunci dari pengelolaan reputasi adalah: behave well. Kelihatannya sederhana, tapi dalam prakteknya tidaklah sesederhana itu. Mengingat reputasi perusahaan merupakan resultan dari pemenuhan terhadap ekspektasi rasional dan ekspektasi emosional masing-masing stakeholder terhadap perusahaan dalam setiap momen interaksinya. Ekspektasi rasional seperti kita ketahui bersama lebih didasarkan atas kinerja atau kualitas dari produk yang dikonsumsi sedangkan ekspektasi emosional lebih didasarkan atas perilaku dan persepsi stakeholder. Stakeholder di sini mencakup karyawan, pelanggan, pemasok, pemegang saham, LSM, ataupun pemerintah. Padahal, masing-masing stakeholder memiliki derajat kepentingan dan kebutuhan yang berbeda-beda. Luasnya cakupan khalayak ini mengakibatkan upaya membangun reputasi membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan membangun citra perusahaan.

Tidak heran jika reputasi perusahaan merupakan aset strategis, karena reputasi dapat meningkatkan value dari perusahaan yang bersangkutan. Pengalaman penulis selaku konsultan yang juga menggeluti jasa executive search menunjukkan betapa reputasi yang kuat membantu perusahaan tidak hanya dalam menjual produknya dengan harga yang menguntungkan, tetapi juga dalam menarik karyawan berpotensi tinggi untuk bekerja padanya. Perusahaan dengan reputasi yang kuat cenderung menjadi perusahaan idaman dan tambatan bagi profesional yang qualified.

Wajar jika belakangan ini makin banyak perusahaan bergiat dalam mengelola reputasinya. Hanya saja, ada beberapa catatan penulis menyikapi fenomena yang terjadi di lapangan. Ada kecenderungan bahwa perusahaan melihat reputasi perusahaan lebih berdasarkan persepsi internal. Akibatnya, perusahaan terjebak dalam perspektif yang menyesatkan. Lantas, bagaimana cara untuk mengetahui seberapa kuat reputasi perusahaan? Dalam hal ini yang dapat dilakukan adalah mengukurnya melalui penelitian pasar. Proses ini dapat menunjukkan di posisi apa reputasi perusahaan jika dibandingkan dengan reputasi para pesaing. Selain itu pegukuran reputasi perusahaan juga dapat menunjukkan sektor mana saja yang perlu diprioritaskan dan secara umum berlaku sebagai road map bagi perjalanan proses pengelolaan reputasi itu sendiri.
Beberapa perusahaan melakukan pengukuran reputasi dengan pendekatan media coverage untuk kemudian menterjemahkan isinya ke dalam reputation score cards. Memang opsi ini lebih baik daripada tidak ada action evaluasi sama sekali, walaupun opsi ini bukannya tidak mempunyai kelemahan. Kalau diperhatikan secara lebih seksama akan tampak betapa pendekatan ini lebih fokus kepada merekam outcome dari aktivitas humas di media, sedangkan pengaruhnya terhadap khalayak sasaran luput dari pengukuran.
Secara sepintas, ada empat indikator yang dapat dipakai untuk menaksir seberapa kuat reputasi suatu perusahaan. Pertama, daya saing perusahaan dalam menjual produknya dengan harga premium pada kurun waktu yang tidak sebentar. Kedua, kesanggupan perusahaan dalam merekrut dan mempertahankan staf kunci yang berkualitas. Ketiga, konsistensi perusahaan dalam mendapatkan dukungan words of mouth berupa rekomendasi positif baik dari sisi pasokan maupun pemasaran. Keempat, keberpihakan publik ketika terjadi masalah, tidak saja dalam kemampuan perusahaan untuk berkelit dari media ataupun kritikan publik.

Penulis juga mengamati, terutama saat keadaan memaksa perusahaan untuk berubah, tidak sedikit perusahaan dalam mengelola reputasinya hanya dengan perubahan yang sifatnya hanya menyentuh kulit. Perubahan kosmetis seperti penggantian logo semata tidak akan berarti banyak. Pengelolaan reputasi, apalagi bagi perusahaan yang baru saja mengalami krisis, membutuhkan perubahan yang fundamental dalam satu proses yang terintegrasi. Tidak lain, karena reputasi bukanlah sekedar masalah kepercayaan diri tetapi menyangkut jalinan yang didasarkan atas kepercayaan (trust) dan integritas.
Reputasi yang kuat dibangun dari tindakan operasional sehari-hari yang konsisten dengan tata nilai perusahaan, tidak cukup satu gebrakan saja. Diperlukan segmentasi dan penentuan skala prioritas untuk membidik khalayak yang secara kritis mempunyai dampak yang tinggi (high impact), misalnya influencer yang dapat merubah opini.

Untuk menjembatani perusahaan dengan khalayaknya baik dalam masa krisis maupun masa ’damai’ tentu saja dibutuhkan komunikasi yang proaktif dan terencana dengan baik.
Pesan yang sesuai dengan budaya komunitas yang disasar harus dibuat sedemikian rupa sehingga lebih dari sekedar dapat diterima tetapi betul-betul menarik, menggugah, dan dapat menjadi ’mantra’. Untuk itu pesan harus dikemas secara unik dan disampaikan secara konsisten kepada khalayak yang tepat. Outreach yang baik dengan melibatkan media berpengaruh jelas sangat penting artinya untuk penyampaian pesan. Demikian halnya dengan program-program yang berkenaan dengan corporate social responsibility dan sponsorship yang sifatnya strategis. Pembentukan citra yang positif dengan iklan juga akan mampu meningkatkan reputasi perusahaan.

Pengelolaan reputasi merupakan tanggung jawab bersama, tidak cukup hanya dibebankan pada bagian PR atau bahkan pimpinan perusahaan semata. Sebaliknya, tanpa dukungan dari manajemen puncak, pengelolaan reputasi cenderung akan berjalan di tempat. Masing-masing pihak dituntut untuk tidak hanya sadar atau percaya terhadap proses pengelolaan reputasi, tetapi juga berkomitmen untuk secara konsisten mewujudkannya. Untuk itu harus ada konsensus antara manajemen dan karyawan dalam tata nilai utama (core values) dan tujuan perusahaan. Meskipun demikian, perlu diorganisasikan dengan jelas antara pengelolaan reputasi perusahaan dan pengelolaan reputasi produk. Masing-masing mempunyai porsi dan penanggung jawab sendiri-sendiri dan diatur sedemikian rupa agar tidak saling berbenturan sehingga tidak kontra produktif.

Pengelolaan reputasi yang efektif tidak bisa dilepaskan dari peran bisnis perusahaan dalam menangkap peluang (ofensif) dan menanggulangi ancaman (defensif). Strategi ofensif bisa diterapkan saat launching produk baru, melakukan akuisisi atau merubah model bisnis. Dengan demikian, reputasi menjadi bagian dari karakter, budaya, dan DNA perusahaan, yang penulis perlu tekankan kembali: harus direfleksikan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Tidak boleh dilupakan, karyawanlah yang dalam prakteknya berperan sebagai duta yang akan mempengaruhi reputasi perusahaan. (Ditulis oleh : A.B. Susanto)

Corporate Identity, Sejarah Dan Aplikasinya

Dalam era globalisasi dewasa ini, dan dengan berkembangnya pasar (market), banyak perusahaan bersaing untuk menarik perhatian konsumen untuk membeli produknya. Salah satu cara untuk bersaing dan dapat bertahan di dalam pasar yang terus erkembang ini adalah dengan menciptakan suatu image dan identitas graphic. Tulisan ini akan membahas tentang corporate identity, image, fungsi dan aplikasinya.

Di dalam pasar (market) yang penuh dengan perusahaan-perusahaan besar dan kecil, yang masing-masing bersaing untuk menarik perhatian konsumen, image suatu perusahaan menjadi sangat penting terhadap keberhasilan perusahaan tersebut. Banyak perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan besar yang sadar akan pentingnya menciptakan dan mempertahankan sebuah identitas grafts yang kuat dan mantap. Dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang memproduksi produk-produk yang sama dan bersaing dalam pasar yang bertambah luas, sebuah identitas grafts menjadi sebuah ciri yang menonjol dari sebuah perusahaan (dan / atau produk).
Saat ini perusahaan-perusahaan besar yang memiliki pengetahuan yang mendalam tentang kemampuan berkomunikasi secara visual (graphic) mulai berkembang pesat. Sebagai konsekuensinya, banyak desainer komunikasi visual yang dibutuhkan tenaganya untuk menciptakan dan mengembangkan konsep suatu sistem identitas perusahaan. Selain itu, seorang desainer komunikasi visual mempunyai tanggung jawab
untuk membuat identitas itu menjadi alat jual yang efektif.

Sejarah Corporate Identity
Sejarah corporate identity yang merupakan salah satu aplikasi desain komunikasi visual, tidak terlepas dari sejarah desain komunikasi visual itu sendiri. Bentuk paling sederhana dari corporate identity adalah simbol. Manusia telah menggunakan simbol untuk berkomunikasi sejak jaman purba (Jaman Gua) untuk menceritakan dan mencatat apa yang mereka alami dan kerjakan sehari-hari. Tetapi bentuk identitas grafis yang paling awal bermula pada jaman di mana para pembuat barang-barang tembikar membuat tanda pada bagian bawah dari barang-barang tersebut. Hal yang sama juga dilakukan oleh para peternak dengan menandai ternak-ternak mereka. Bentuk identitas grafis lain adalah lambang-Iambang pada perisai-perisai para kesatria dan bendera-bendera kerajaan pada jaman Medieval.

Pada jaman moderen, identitas grafis mulai berkembang pada masa industrialisasi
dimana barang-barang yang dihasilkan dari pabrik dan dikemas. Karena banyaknya
perusahaan yang memproduksi jenis barang yang sarna, maka diperlukan suatu identitas untuk membedakan produksi perusahaan A dari perusahaan B. Dari sinilah kita mengenal yang disebut logo dan cap atau merek dagang (trademark) yang digunakan untuk memasarkan barang-barang tersebut. Merek dagang yang berkembang pada rnasa ini antara lain Kodak, Singer dan Coca-Cola. Walaupun demikian logo-logo tersebut hanya bersifat dekoratif, bukan bersifat "menjual".

Perkembangan nyata dalam desain logo adalah pada rnasa setelah Perang Dunia II, dimana Amerika memasuki era kemakmuran dan banyak orang memasuki sekolah-sekolah ternama dan mulai menekuni bidang ini. Periode ini menandai "trend" dalam
desain trademark. Sampai saat sebelum itu, grafis hanya digunakan sebagai dekorasi.
Belum ada pemahaman tentang hubungan antara desain dan keberhasilan dalam pasar
.Para desainer mulai menjual desain mereka kepada para pengusaha sebagai alat penjualan dan pemasaran.

Perusahaan desain pertama yang berspesialisasi di bidang trademark design adalah Lippincott & Margulies. Perusahaan inilah yang menjadi “trend setter”. Pada Jaman Gua. kurang lebih 30.000 tahun yang lalu. manusia menggunakan simbol-simbol untuk
berkomunikasi. Simbol-simbol ini berupa gambar-gambar sederhana dari benda-benda yang ada di sekeliling mereka. seperti: binatang, pohon, senjata, dan lain-lain. Gambar-gambar ini disebut pictograph.

Pada tahun 1950 dan 1960-an. dengan berkembangnya banyak perusahaan multinasional. menjadi salah satu faktor pendorong meningkatnya kebutuhan desain
trademark untuk satu jenis produk atau jasa. Pada masa inilah puncak kejayaan desain
trademark. Identitas visual pada masa ini benar-benar “mengatakan”, "Saya ingin benar-benar berbeda dan menarik dari yang lain. Dengan kata lain identitas visual mulai benar- benar memiliki konsep yang kuat dan ingin menyampaikan dan mengkomunikasikan
sesuatu.

Di tahun 1970-an popularitas identitas visual mulai menurun. Hal ini dikarenakan pada masa itu banyak negara yang terkena krisis ekonomi (Great Depression). Sehingga banyak perusahaan yang mengencangkan ikat pinggangnya. Mereka lebih memilih untuk bersifat low profile. dan menggunakan uang untuk program-program sosial daripada untuk memperbaiki image mereka.

Setelah era Great Depression berakhir. banyak perusahaan kecil dan besar yang melebarkan sayapnya. sehingga pada tahun 1980-an identitas visual mulai banyak digemari kembali. Banyak perusahaan yang mendesain ulang logo mereka untuk menciptakan image yang baru. Selain itu banyak pula produk baru yang muncul, sebagai konsekuensinya dibutuhkan pula trademark-trademark baru untuk produk-produk tersebut.

Corporate Image Versus Corporate Identity
Perusahaan, seperti halnya manusia mempunyai karakter. kesan dan filosofi sendiri-sendiri. Meskipun demikian. rnasyarakat sering menganggap bahwa perusahaan adalah perusahaan. mereka "dingin" dan tidak mempunyai karakter, dengan kata lain mereka hanyalah benda. Sebuah trademark. suatu bagian dari identitas perusahaan yang lebih sering tampak. membantu "memanusiakan" suatu perusahaan dengan menampilkan
sifat-sifat perusahaan tersebut dalam bentuk simbol. Simbol yang ditampilkan mencerminkan identitas perusahaan dan membentuk image perusahaan itu secara positif. Inilah salah satu perbedaan antara image dan identity.

a. Corporate Image
Corporate image adalah bagaimana suatu perusahaan dipersepsikan dan dilihat oleh masyarakat atau publik, dalam hal ini konsumen, pesaing, suplier, pemerintah dan masyarakat umum. Corporate image terbentuk dari kontak dengan perusahaan tersebut
dan dengan menginterpretasikan informasi mengenai perusahaan tersebut. Informasiinformasi ini dapat didapatkan dari produk-produk dan iklan-iklan dari perusahaan tersebut.

Image dapat terus berubah secara konsisten. Dengan berkembangnya informasi, jaman dan trend bisnis, informasi-informasi baru ditambahkan atau memodifikasi kesan yang telah ditampilkan. Contohnya, sebuah perusahaan yang berkembang dan memiliki staf dari sebanyak 10 orang menjadi 75 orang dalam waktu 2 tahun dapat memberikan kesan bahwa perusahaan itu menguntungkan. Tetapi, kepada orang lain dapat berkesan
bahwa perusahaan ini terlalu cepat maju.

Pesan dan kesan yang hendak disampaikan oleh suatu perusahaan dapat disalahartikan dan dapat pula diacuhkan oleh masyarakat. Dan karena pesan dan kesan yang hendak disampaikan itu umumnya lebih dari satu, maka suatu corporate image yang baik harus mempunyai dan menunjukkan karakter-karakter di bawah ini:

1. Memiliki respon emosiona1 yang kuat.
Kekuatan respon ini berkembang seiring dengan lamanya suatu image digunakan.
Suatu image yang baik dapat bertahan menghadapi tekanan-tekanan dan para pesaing
dan mendarahdaging dalam benak konsumen. Contohnya, perusahaan minuman ringan
Coca Cola yang ingin memberikan image bahwa minuman ringan tersebut
menyegarkan. Walaupun saat ini banyak pesaing yang memproduksi minuman ringan sejenis, seperti Pepsi, perusahaan ini tetap menduduki puncak penjualan minuman ringan dan disukai oleh konsumen tua maupun muda.

2. Memperlihatkan kekuatan.
Konsumen ingin merasakan kekuasaan dan kekuatan dari suatu perusahaan melalui
produk dan jasanya. Konsumen juga membutuhkan perasaan bahwa mereka berurusan
dengan perusahaan yang stabil dan dapat diandalkan pada saat mereka membeli produk dan jasa atau berinvestasi dalam perusahaan itu. Contohnya, dari berpuluh-puluh merek mie instan yang tersedia di pasar, merek Indo Mie yang paling dicari dan
dibeli oleh konsumen. Salah satu a1asannya adalah karena produsen Indo Mie termasuk perusahaan yang dapat dipercaya dan diandalkan mutu dan produknya.

3. Menunjukkan penga1aman, kepercayaan diri dan tradisi.
Jika sebuah perusahaan telah memiliki dan mengembangkan karakter-karakter ini, maka ia dapat memperkenalkan produk atau jasa baru berdasarkan "penampilan"
terdahulu. Keyword seperti, "Satu lagi dari Mayora", sangat efektif. Di sini perusahaan makanan ringan (snack) Mayora selain memperkenalkan satu produk baru lagi, juga secara tidak langsung menekankan pada pengalaman mereka selama bertahun-tahun di bidang ini.

b. Corporate Identity
Corporate identity adalah suatu bentuk visual dan ekspresi graphis dari image dan identitas suatu perusahaan.3 Sebagai bentuk visual, corporate identity menampilkan
simbol yang mencerminkan image yang hendak disampaikan. Sebagai suatu ekspresi
grafis, sebuah identitas perusahaan dapat diciptakan dan mempengaruhi nasib dari
perusahaan tersebut.

Sebuah corporate identity yang efektif harus memiliki karakter-karakter sebagai
berikut:

1. Simbolisme yang sederhana tetapi mengena.
Kesederhanaan adalah dasar dari kombinasi identitas brand-package-symbol yang
baik. Semakin sederhana suatu simbol, semakin jelas pula pesan yang hendak disampaikan.

2. Mempunyai pemicu visual yang kuat.
Sebuah simbol yang efektif harus mampu memicu respon terhadap suatu produk atau
perusahaan. Di saat di mana konsumen berurusan dengan perusahaan itu, maka ia
hanya perlu memikirkan produk atau jasa dari perusahaan tersebut, dan nama
perusahaan itu akan diingat dengan sendirinya. Contohnya, bila kita ingin membeli. Pada tahun 1959 dalam majalah Print, William Golden, seorang desainer komunikasi visual mengatakan, "Image adalah bagaimana Anda dilihat dan dipersepsikan; identitas adalah siapa diri Anda." Minyak goreng, maka kebanyakan dari kita akan mengingat bahkan langsung membeli merek Bimoli.

3. Identitas sebagai alat promosi dan pemasaran.
Corporate identity ada1ah alat promosi yang sangat efektif dan aktif. Walaupun kampanye untuk suatu iklan produk berakhir, tetapi identitas tetap dipakai sampai
bertahun-tahun.

4. Corporate identity harus dapat diingat dan mengesankan.
Suatu corporate identity yang baik mempunyai dua sifat : mengusulkan suggestiveness) dan mengingatkan (recall).5 Bila konsumen ingin membeli suatu produk, maka ia akan teringat nama suatu perusahaan, ini disebut mengusulkan (suggestion). Bila konsumen ini kemudian datang lagi dan membeli produk yang sama dan ia menghubungkan kembali dengan produsennya, maka ini disebut mengingatkan (recall).

Sebuah perusahaan yang baik harus dapat menyampaikan image sesuai dengan
identitasnya. Dalam suatu perusahaan, image adalah kesan yang diberikan oleh
perusahaan itu kepada publik melalui produk-produknya, kegiatan-kegiatannya, dan
usaha-usaha pemasarannya. Karena itu dibutuhkan sebuah identitas yang kuat sebagai
patokan untuk menciptakan image atau kesan yang ingin disampaikan. Sebaliknya, image merupakan cerminan dari suatu perusahaan.

Fungsi Corporate Identity
Selain berfungsi sebagai identitas perusahaan, corporate identity juga mempunyai
fungsi-fungsi lain, antara lain :

1. Sebagai alat yang menyatukan strategi perusahaan.
Sebuah corporate identity yang baik harus sejalan dengan rencana perusahaan tersebut
- bagaimana perusahaan itu sekarang dan bagaimana di masa yang akan datang. Selain itu corporate identity harus dapat dengan tepat mencerminkan image perusahaan, melalui produk dan jasanya.

2. Sebagai pemacu sistem operasional suatu perusahaan.
Pertanyaan pertama yang muncul dalam pembuatan corporate identity adalah
bagaimana suatu perusahaan ingin dilihat oleh publik. Pertanyaan ini secara tidak
langsung membuat personil-personil perusahaan tersebut berpikir dan mengevaluasi
sistem operasional mereka selama ini. Dari sini dapat ditemukan kelemahan atau
kesalahan yang selama ini dilakukan, sehingga tercipta tujuan perusahaan yang lebih
baik dan mantap.

3. Sebagai pendiri jaringan network yang baik.
Sebuah perusahaan yang berimage positif, stabil, dapat dipercaya dan diandalkan akan
menarik perhatian para investor untuk menanamkan modal dalam perusahaan tersebut.
Jenis perusahaan yang seperti ini juga yang mendapat banyak keringanan saat ia
membutuhkan tambahan modal dari bank. Produk-produk dari perusahaan ini juga
mungkin menjadi produk yang paling laku dan digemari di pasar.

4. Sebagai alat jual dan promosi.
Perusahaan dengan image yang positif berpeluang besar untuk mengembangkan
sayapnya dan memperkenalkan produk atau jasa baru. Konsumen yang telah lama
memakai produk dari perusahaan tersebut akan dengan setia terus memakai produk
itu. Mereka akan lebih menerima karena telah membuktikan sendiri bahwa produk itu
benar-benar cocok untuk mereka.

Aplikasi Corporate Identity
Tahap terakhir dari proses desain corporate identity adalah aplikasi. Dalam tahap
ini seorang desainer komunikasi visual harus tahu apa yang penting dan efektif untuk
bentuk desain komunikasi visual ini; apakah itu aplikasi pada business stationery, catalog, daftar harga, gedung perusahaan, bahkan kendaraan perusahaan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menciptakan suatu sistem komunikasi visual yang efektif dan menyatu.

Berkonsultasi dengan klien juga sangat penting dalam tahap ini. Karena bagaimanapun juga merekalah yang selama ini berurusan dengan perusahaan tersebut dan merekalah yang paling banyak tahu tentang perusahaan tersebut dan apa yang dibutuhkan.

Banyak sekali aplikasi corporate identity yang sering digunakan, antara lain:
1. Business Stationery (kop surat, amplop, memo, kartu nama,forms, bon, dan lain-lain).
2. Advertising
3. Poster
4. Brosur dan katalog
5. Signage system
6. Gedung perusahaan
7. Annual Report (Laporan Tahunan)
8. Newsletter (Buletin perusahaan)
9. Kendaraan perusahaan

Kesimpulan
Corporate identity yang dulunya hanya bersifat dekoratif sekarang telab berkembang menjadi salab satu elemen dalam strategi perusabaan, yang mencerminkan rencana perusahaan yang matang. Sebuab corporate identity yang baik harus sejalan dengan strategi dan rencana perusahaan tersebut. Selain itu ia juga hams dapat menciptakan image, yaitu cerminan dari perusahaan tersebut; bagaimana perusabaan itu dilihat oleh publik.

Dalam menciptakan suatu corporate identity, seorang desainer komunikasi visual
harus tabu image yang ingin disampaikan oleh perusabaan tersebut dan mengimplementasikan pada identity yang diciptakan. la juga hams dapat menciptakan
suatu si stem identity yang efektif dan menyatu pada aplikasi-aplikasinya.Tulisan oleh : Christine Suharto Cenadi)

Kepustakaan
Abbey, Norman. Notes. Art 50A, Pasadena City College. Pasadena, California. 1992.
Arntson, Amy E. Graphic Design Basics. Holt, Reinhart and Winston, Inc., Orlando.
1988
Cotton, Bob. The New Guide to Graphic Design. Phaidon, Oxford. 1990.
De Neve, Rose. The Designer's Guide to Creating Corporate ID Systems. North Light
Books, Cincinnati, Ohio. 1992.
Falzone, Michael. Notes. Graphic Design n. American College for the Applied Arts, Los
Angeles, California. 1994.
Napoles, Veronica. Corporate Identity Design. Van Nostrand Reinhold, New York. 1988.
Wells, William. Advertising -Principles and Practice 3 rd Edition. Phaidon, Oxford. 1990.

PRESS TOUR

Sebagaimana yang telah sisampaikan bahwa tujuan mendasar dari humas adalah membangun hubungan dengan publik kunci perusahaan ( Ledingham dan Bruning, 1998; Hon dan Grunic, 1999

Peran pers menjadi penting sebagai Penyambung lidah dalam menyampaikan berita tentang aktivitas perusahaan agar mendapat pengakuan dari publik. Pemberitaan yang terintegrasi ari hulu sampai hilir, dari a sd z merupakan idaman setiap perusahaan/organisasi agar publiknya mengetahu segala ktivitasnya. Salah satu cara yang dilakukan PR agar wartawan/media mampu memberitakan perusahaannya secara menyeluruh dan seimbang tanpa ada yang dilewati, perusahaan kerapkali menyelenggaran acara Pres Tour.

Press Tour adalah :suatu kegiatan yang mengajak insan pers bersama-sama melakukan perjalanan wisata sambil menyampaikan informasi-informasi penting tentang perusahaan.

Kegiatan Press Tour yang dilaksanakan oleh PR Perusahaan biasanya terbagi dalam kegiatan kegiatan kegiatan kerja berikut :
- Kegiatan rutin : Promosi rutin
- Peristiwa penting :
- Peresmian Kantor Cabang
- Launching product
- Studi banding

Membawa tim wartawan ke luar daerah tentu bukanlah persoalan yang sederhana. Wartawan tersebut harus diurus dari a sd z dan diberikan kenyamanan selama perjalanan/peliputan. Sudah barang tentu konsekuensi yang paling terasa untuk kegiatan ini adalah besarnya biaya yang diperlukan. Namun perusahaan tetap saja memasukan kegiatan Press Tour sebagai salah satu agenda kerja yang strategis. Sudah barang tentu hal ini terkait dengan manfaat Press Tour bagi PR/Perusahaan. Manfaat tersebut diantaranya :
- Meningkatkan citra perusahaan
- Hubungan baik
- Pemberitaan gratis
- Menumbuhkan kepercayaan pers terhadap perusahaan
- Menjadi “kepanjangan” mata dan pikiran

Sebaliknya pihak Pers selalu menyambut baik ajalan Press Tourdariperusaan. J-Hal ini bukan semata-mata karena kunjungan/wisata gratis. Banyak manfaat yang diperoleh insan Pers dengan mengikuti Pers Tour. Manfaat tersebut adalah:Memancing kegairahan insan pers dalam menyampaikan informasi kepada publik
- Refreshing
- Hubungan baik
- Memahami kegiatan perusahaan
- Memperoleh informasi yang lengkap

Persiapan Pers Tour
Sebagaimana yang telah disampaikan kegiatan Press Tour memiliki konsekuensi ke biaya, pun juga ke wartawan yang harus meyediakan waktunya untuk meninggalkan bangku perkerjaan dengan berganti melakukan liputan perusahaan kita. Oleh karena itu, agar kegiatan Press Tour memberikan hasil maksimal kepada kedua belah pihak, perlu diperhatikan tip berikut :
- Tentukan Tema liputan ; biasanya disesuaikan dengan kegiatan
- Tentukan Tujuan
- Siapkan materi pendukung
- Tentukan peserta
- Tentukan waktu kunjungan
- Siapkan petugas pendamping dari PR
- Koordinasi dengan kantor daerah tujuan
- Siapkan transportasi, akomodasi dan konsumsi
- Siapkan media kit
- Tentukan anggaran

JUMPA PERS

Kegiatan media relations lainnya yang paling sering dilakukan adalah konferensi pers atau jumpa pers. Kegiatan ini dilakukan dengan mengundang wartawan untuk berdialog, di mana materi sudah disiapkan secara matang oleh Humas. Inilah yang menjadi kelebihan dari kegiatan ini, yaitu aspek diskusi atau tanya jawab.

Konferensi pers adalah acara pertemuan para jurnalis yang disengaja berkumpul / dikumpulkan untuk mendapatkan / diberikan suatu informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan.

Terdapat beberapa alas an mengapa jumpa pers perlu diselnggarakan. Alasan-alasan itu diantaranya adalah :
- Menyambut peristiwa/kegiatan penting dan besar.
- Dilakukan sesudah suatu kegiatan berlangsung.
- Konferensi pers yang dikenal dengan sebutan press briefing, yaitu jumpa pers yang dilakukan secara rutin selama berlangsungnya suatu acara

Dalam jumpa pers ada jugayang disebut Pers Briefing. Kegiatan Press briefing ini biasanya dilakukan pada acara-acara atau kegiatan akbar. Misalnya dalam kongres nasional maupun internasional yang berlangsung beberapa hari, atau sidang tahunan lembaga/instansi. Dalam kegiatan seperti itulah dilakukan temu wartawan secara rutin untuk menginformasikan hasil yang diperoleh dari kegiatan tersebut.

Kegiatan konperensi Pers ini biasanya disambut dengan baik oleh wartawan. Biasanya mereka hadir sesuatu dengan waktu yang ditentukan oleh penyelenggara. Konferensi Pers memang diperlukan oleh wartawan dengan alasan :
- Untuk mencari informasi/berita yang diperlukan medianya;
- Konfirmasi atau cek ulang ucapan informan agar tidak salah kutip; kunjungan persahabatan ;
- Penawaran kerjasama sponsorship untuk kegiatan organisasi kewartawanan.

Dilain pihak, Konferensi Pers juga tidak sedikit artinya bagi PR, maka dengansegala konsekuensinya yang harus mengeluarkan biaya dan tenaga pihak perusahaan juga berkepentingan untuk menyelenggarakan konperensi Pers mengingat beberapa manfaatnya yaitu :
- Menyebarkan informasi positif kepada publik tentang kegiatan lembaga seperti pergantian pimpinan, penandatanganan kerjasama :
- Menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif tentang lembaga, manajemen, atau karyawan;
- Meningkatkan citra yang dapat menunjang kegiatan lembaga/instansi;
- Membina hubungan secara langsung dengan pers.

Dalam konperensi pers akan timbul komunikasi timbal balik antara nara sumber dan wartawan. Pertanyaan-pertanyaan wartawan bila tidak dimonitor/diatur dengan baik seringkali keluar dari konteks penyelengaraan konperensi pers itu sendiri. Oleh karenanya PR sebagai penyelenggaran konperensi pers seperti itu harus melakukan persiapan dengan pernyataan lisan dan tulisan. Sebaliknya wartawan juga sudah mempersiapkan diri mengajukan pertanyaan secara lisan

Keunggulan konferensi Pers
Beberapa keunggulan yang bisa diperoleh dengan kita melakukan konperensi Pers :
- Konperensi Pers paling efektif untuk mengklarifikasi masalah
- Satu kali menyampaikan informasi sudah mencakup banyak media (merata), dan informasi yang akan ditampilkan di media akan sama
- Masalah dapat segera terselesaikan.

Jika dilihat dari sisi media massa, maka tujuan kedatangan wartawan ke konferensi pers atau ke kantor perusahaan adalah; untuk mencari informasi/berita yang diperlukan medianya; konfirmasi atau cek ulang ucapan informan agar tidak salah kutip; kunjungan persahabatan; penawaran kerjasama sponsorship untuk kegiatan organisasi kewartawanan.

Sedangkan dari sisi humas, konferensi pers bermanfaat untuk; menyebarkan informasi positif kepada publik tentang kegiatan lembaga/instansi, seperti penandatanganan kerjasama dan pergantian pimpinan; menetralisir atau membantah berita yang tidak benar atau negatif tentang lembaga, manajemen, atau karyawan; meningkatkan citra yang dapat menunjang kegiatan lembaga/instansi; membina hubungan secara langsung dengan pers.

Dari kepentingan-kepentingan di atas, maka penyelenggaraan jumpa pers ini bisa atas inisiatif lembaga humas, bisa pula atas permintaan waratawan yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa menarik yang terjadi di masyarakat Namun siapapun yang berinisiatif, tetap lembaga/instansi yang terlibat dalampenyelenggaraan konferensi pers harus sudah mempersiapkan diri dengan pernyataan lisan dan tulisan. Karena sebaliknya, wartawan juga sudah mempersiapkan diri mengajukan pertanyaan secara lisan. Maka di sinilah akan diuji pejabat yang bersangkutan dalam menjawab pertanyaan. Di sini wartawan dapat menilai kualitas pejabat tersebut.

Oleh karenanya agar keunggulan-keunggulan tersebut manfaatnya dapat kita petik secara maksimal terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Konferensi Pers ?
- Tujuan : Harus ada alasan mengapa konferensi dilakukan. Apakah berita/informasi yang akan disampaikan benar-benar perlu diliput pers atau tidak. Apakah kita sudah yakin tentang sesuatu yang akan kita sampaikan.
- Waktu pelaksanaan : Memilih tanggal yang tepat dan mempersiapkan dengan matang dari jauh hari sebelumnya, sehingga berbagai pihak yang diundang dapat menyesuaikan jadwalmereka.
- Menyesuaikan waktu/tanggal pertemuan dengan jadwal kerja orang-orang pers. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.
- Pilih tanggal dan saat yang akan memungkinkan hadirnya sebanyak mungkin kalangan pers agar sesuatu yang hendak disampaikan pada acara tersebut bisa memperoleh publikasi yang maksimal.
- Tempat penyelenggaraan : Memilih tempat yang menarik agar peserta tertarik dan bersemangat menghadirinya, harus mudah dijangkau oleh berbagai pihak yang diundang, memiliki ukuran ruang yang cukup luas untuk menampung jumlah undanganyang hadir, memiliki sarana yang lengkap untuk penyelenggara, seperti pengeras suara, toilet, lapangan parkir yang cukup, slide/OHP/In Focus/Video.
- Daftar tamu : mengidentifikasi siapa pihak-pihak yang diundang, mengecek ulang datang tidaknya undangan melalui telefon, mempersiapkan segala sesuatu, membuat daftar hadir/buku tamu untuk wartawan yang hadir, berisikan nama media massa yang diwakilinya, alamat, dan paraf mereka. Jika ada wartawan yang tidak diundang, usahakan untuk tetap melayaninya dengan baik. Identifikasikan setiap tamu dengan papan nama kecil di dada agar mereka mudah dikenali. Sebaiknya warna dibuat berbeda dari yang dikenakan oleh para petugas penyelenggara.
- Persiapan : untuk bisa melaksanakan konferensi pers yang baik, Anda harus mempersiapkan segala sesuatu dengan sematang mungkin.

Persiapan sebelum pelaksanaan :
- Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
- Mengecek kembali undangan yang sudah dikirim itu, apakah sudah diterima atau belum oleh pihak redaksi.
- Membuat press release tentang topik yang ingin disampaikan kepada pers.
- Menunjuk dan mempersiapkan juru bicara dengan baik. Diusahakan yang mengetahui betul permasalahan yang akan dibahas dalam pertemuan ini.
- Dapat menyediakan konsumsi yang sesuai dengan suasana dan waktu.
- Sediakan souvenir (kalau ada)
- Memperkirakan pertanyaan.

Konsep perencanaan (sebelum acara konperensi Per), dengan kunci:
- Memiliki alasan yang jelas
- kepastian akan anggaran yang tersedia.
- Tempat yang nyaman dan mudah dicapai (accessible).
- Memilih tanggal yang tepat
- Daptar undangan
- Persiapkan makanan kecil.

Konsep pelaksanaan, dengan kunci:
- Buatlah agenda umum : nara sumber, tanya jawab
- Menyediakan Media Kit yang layak.

Konsep setelah pelaksanaan (setelah acara konperensi pers), dengan kunci:
- Kirimkan media kit kepada undangan yang tidak hadir.
- Buatlah kliping terhadap liputan media cetak yang memuat konferensi pers tersebut serta rekaman liputan dari media elektronik.
- Sampaikanlah hasil peliputan media kepada manajemen.
- Siapkan laporan umum yang meliputi evaluasi berbagai aspek penyelenggaraan konferensi untuk acuan di masa datang.

PRESS RELEASE

Mengingat keterkaitan dalam pekerjaannya dan perannya dalam emndukung kegiatan Humas terkait pempublikasiannya ke stakeholdernya, maka PR tidak bisa lepas dari media atau wartawan.

Untuk itu hubungan dengan media merupakan satu upaya berkesimabungan yang dilakukan PR dengan media. Hubungan pers yang idel sangat bermanfaat sebagai salah satu bentuk upaya untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan / informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan ybs. Melalui media, PR berusaha “menciptakan pengetahuan dan pemahaman”. mengenai perusahaan/organisasinya kepada stakeholder/khalayaknya yang tersebar demi mendapatkan citra positif.

Untuk itu antara PR dan media diperlukan media understanding yaitu bagaimana seorang PR memahami suatu media yang akan digunakan untuk membuat image positif dari per/sahaan kepada publiknya. Dan untuk mempermudah media menyampaikan informasi tentang perusahaan-perusahaan kita,kwajiban PR untuk memberikan/mensuplai informasi kepada pihak media mengenai hal0hal yang terkait dengan perusahaan yang patut diketahu oleh masyarakat atau mempu menjawab pertanyaan masyarakat. Salah satu upaya untuk memenuhi kebutuhan informasi Pers adalah dengan melakukan Rers Release atau yang disebut juga siaran Pers.

Press Release adalah suatu berita / informasi dari PR yang ditujukan kepada khalayak Bentuk dari press release ini berupa news story, playing story, maupun entertainment press yang dimuat dalam media untuk disiarkan kepada pemirsa ataupun publik.

Pembagian Press Release
Pressrelease dapat dikategorikan berdasarkan kebutuhan dan informasi yang akan disampaikan. Adapun pembagian itu adalah :
1. Umum : informasi yang disampaikan mengandung nilai berita bagi media lokal / nasional (seminar, loka karya, dll )
2. Product release : informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk / jasa baru dari suatu perusahaan / organisasi.
3. Financial report : informasi yang disebarkan berkaitan dengan kondisi keuangan suatu perusahaan besar untuk diketahui oleh publik ( Laporan tahunan ).

Mengapa merancang Press release :
Terdapatbeberapa alas an mengapa suatu perusahaan melakukan Press Release. Alasan-alasan itu adalah :
1. Perubahan perilaku para journalis dalam menjalankan pekerjaan.
2. Memenuhi kebutuhan para journalis dengan memberikan ruang lebih besar pada pencarian ide-ide penulisan berita.
3. Customize yaitu memenuhi kebutuhan seluruh segment para journalist dari berbagai media massa.
4. Quality Driven:
News worthy sesuai kepentingan dan kebutuhan para journalist.
5. Menjalin komunikasi dua arah untuk selalu mengidentifikasi dan memenuhi kebutuhan para journalist secara lebih tepat.
6. Mampu mengatasi segala kendala geografis dan waktu.
7. Access Driven yaitu selalu memantau proses pull (penarikan) dan push (mendorong) press release secara lebih tepat.

WAWANCARA PERS

Diantara banyak kegiatan yang dapat dilakukan dalam media relations, terdapat dua kegiatan yang paling sering dilakukan, yaitu wawancara pers dan konferensi pers. Wawancara adalah kegiatan sehari-hari jurnalis. Sebagian besar waktunya dihabiskan untuk wawancara, sisanya untuk menuliskannya. Karena itu, hasil wawancara mereka adalah harta yang paling berharga dari seorang jurnalis. Wawancara pers datang dari insiatif media massa. Wawancara yang berlangsung dapat berupa wawancara yang dipersiapkan maupun wawancara spontan.

Dalam melakukan wawancara, seorang jurnalis memiliki teknik-teknik dan cara-cara wawancaranya sendiri. Beberapa teknik yang sudah sering digunakan mereka bisa dimanfaatkan PR dalam mengantisipasi setiap modus operandi para jurnalis dalam mengorek berita.

Hal-hal apakah yang harus dipersiapkan seprang journalist saat melakukan wawancara
1. Mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Ketahui sebanyak mungkin tentang karir, pekerjaan, hobi, latar belakang dan hal-hal lain dari orang yang akan diwawancarai. (Pers)
2. Jangan terkejut, kaget, atau emosi, apabila jurnalis mendekati kita dari hal-hal yang sifatnya pribadi. (PR)
3. Bersikap dan berperilakulah yang wajar dan ramah. Menanyakan dengan baik identitas, media, dan maksud kedatangan wartawan tersebut, menjaga kata-kata dan tidak emosi. (PR)
4. Mempersiapkan pertanyaan yang akan diajukan dalam urutan-urutan yang sistematis. (Pers)
5. Persiapkanlah jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan wartawan. (PR)
6. Mencoba mendekatkan diri. Karena dalam pelaksanaan wawancara, acapkali pendekatan secara tidak langsung terhadap masalah yang akan dipertanyakan, membawa hasil yang lebih baik. Jangan begitu ketemu langsung menanyakan masalah, tetapi bawalah dulu pada percakapan ke arah titik-titik yang menjadi perhatian orang yang akan diwawancarai. (Pers)
7. Jangan terlena apabila pers memulai dengan pertanyaan ringan, atau pertanyaan yang kita sukai. Fokuskan pikiran anda pada topik yang sedang dibahas. Jangan ragu, curiga, atau takut, kendati ada masalah di lembaga/instansi yang bisa menjadi konsumsi pers. (PR)
8. Ingatlah bahwa kita adalah orang yang bertanya. Jadi jangan sekali-kali, atau hindarkan sedapat mungkin berbicara terlalu banyak. Apalagi mengemukakan pendapat, saran, atau usul. Ajak sekali-kali wartawan berdiskusi karena seringkali mereka memiliki saran dan usul yang baik. (Pers)
9. Jalinlah hubungan yang akrab.Pertahankanlah sedapat mungkin suasana wawancara yang tidak tegang, bawalah ke suasana santai dan rileks, tapi bebas dan sopan. (PR/Pers)
10. Nikmati Susana santai dan rileks yang mereka bangun, selama masih sopan dan tidak keluar dari topik yang sedang dibahas. (PR/Pers)
11. Pertanyaan langsung pada sasaran. Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang langsung, to the point, jangan bertele-tele. (Pers)
12. Usahakan untuk memberikan pula jawaban-jawaban yang langsung, to the point. (PR)
13. Hindarilah penggunaan catatan. Jangan terlalu banyak mencatat dalam notes, tapi lebih banyak mencatat dalam otak. Buku catatan lebih baik baru dikeluarkan kalau kita menghadapi jawaban yang berisi data, angka, atau statistic yang sulit diingat, atau jika kita ingin mengutip pernyataan yang penting. (Pers)
14. Persiapkan bahan-bahan tertulis untuk diberikan pada wartawan, jika informasi kita memiliki unsur-unsur data yang sulit untuk diingat. (PR)
15. Perhatikan hal-hal baru. Perhatikan hal-hal yang mungkin datang dengan tiba-tiba, yang dapat menjadi berita baru. (Pers)
16. Jangan menjawab terlalu luas sehingga memunculkan berita baru bagi wartawan. Dalam melayani, cukup sikap komunikatif dan informatif yang kita tampilkan.(PR)
17. Bertanyalah bila ada istilah yang meragukan. Jangan segan-segan untuk menanyakan hal-hal yang sangat sederhana jika memang Jangan menggunakan istilah yang tidak kita ketahui dengan pasti maknanya. tidak mengetahui maknanya. (Pers)
18. Ingatlah bahwa banyak rekan pers lain yang juga ingin bertanya. Ajukan pertanyaan satu persatu, dan jangan diborong sendiri. Sebab yang lain pun perlu diberi kesempatan bertanya. (Pers)
19. Alihkan pertanyaan dari wartawan yang mendominasi, dengan mempersilahkan wartawan lain untuk bertanya. (PR)
20. Ingatlah akan waktu. Jika waktu sudah habis, dan waktu wawancara terlalu lama, sudahi wawancara tersebut. (Pers)
21. Batasi waktu wawancara. Perhatikan jawaban-jawaban yang off the record. Patuhi untuk tidak me-release-nya. Sebab sekali kita me-release-nya, akan habislah reputasi kita sebagai wartawan yang memiliki integritas. (PR)
22.Perhatikan integritas wartawan dalam menyampaikan informasi off the record. (PR)

Beberapa pegangan pokok yang harus diingat PR dalam menghadapi suatu wawancara pers, yaitu:
1. Pertanyaan-pertanyaan wartawan hendaknya dijawab sebagaimana mestinya,
kecuali yang bersifat rahasia atau sesuatu yang tidak/belum boleh diumumkan.
2. Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record.
3. Hendaknya selalu terbuka bagi kunjungan-kunjungan wartawan.
4. Press service yang baik dapat menjamin hubungan yang baik antara instansi atau lembaga yang bersangkutan dengan pihak pers. Jalinan yang baik ini memperlancar arus informasi melalui media massa.

MEDIA RELATIONS

Dalam dunia kehumasan, terutama dalam menjalin hubungan dan menciptakan image positif dengan publik eksternal, PR tidak bisa lepas dari media. Yang dimaksud media disini adalah pers / wartawan (termasuk institusinya). Dalam banyak kesempatan dua profesi ini sering kali bersinergi positif, saling membutuhkan. Public Relations sering kali menjadi nara sumber untuk insan pers, sebaliknya pers menjadi kepanjangan tangan yang menyuarakan kegiatan-kegiatan PR agar apa-apa yang dilakukannya diketahui oleh stakeholdernya. Oleh karena hubungan dengan per memerlukan treatment tersendiri.

Untuk menjalin hubungan dengan media, diperlukan suatu pemahaman media ( media understanding ). Media understanding adalah bagaimana seorang PR memahami suatu media yang akan digunakan untuk “menjual” / membuat image positif dari suatu perusahaan / organisasi kepada publik. Oleh karena itu salah satu relationship yang dilakukan oleh PR adalah media relations.

Beberapa definisi Media Relations adalah sebagai berikut :

PRSSA, Stanley J Baran (2004, 361) mendefinisikan Media Relations sebagai “…the public relations professional maintain good relations with professionals in the media, undestrand their deadlines and other restraints, and earn their trust (PR profesional menjaga hubungan baik dengan para profesional di media, mereka memahami deadline dan hambatan lain, dan mendapatkan kepercayaan mereka”.

Philip Lesly (1991:7) memberikan definisi Media Relations sebagai hubungan d engan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon epentingan media terhadap kepentingan organisasi.

Yosal Iriantara (2005:32) mengartikan Media Relations merupakan bagian dari Public Relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik untuk mencapai tujuan organisasi.

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hubungan pers adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan / informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Tujuan pokok dari hubungan pers / hubungan media adalah “menciptakan pengetahuan dan pemahaman”, jadi bukan hanya semata – mata untuk menyebarkan suatu pesan yang sesuai dengan keinginan perusahaan demi mendapatkan suatu sosok / citra yang lebih indah dari aslinya.

Sedangkan ditelaah berdasarkan relasi relasi antara individu atau organisasi/ perusahaan dengan media, media relations adalah relasi yang dibangun dan dikembangkan dengan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan pencitraan, kepercayaan, dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun organisasi/perusahaan.

Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa perusahaan mengunakan media massa sebagai medium penyampai pesan dan pencitraan kepada publik. Semakin banyak akses yang didapat publik dari media massa berkaitan dengan produk atau layanan yang diberikan oleh perusahaan, maka diharapkan semakin besar tingkat kepercayaan publik. Pada akhirnya publik akan memakai produk atau jasa perusahaan yang dipublikasikan media; atau setidaknya, publik dapat menjadi saluran kembali yang secara tidak langsung mempromosikan produk atau jasa kepada komunitasnya melalui word of mouth.

Dalam media Relations, relasi yang dibangun dan dikembangkan menggunakan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan pencitraan, kepercayaan, dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun organisasi/perusahaan. Fungsi media relations adalah meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan point of selling, membantu perusahaan keluar dari komunikasi krisis, dan meningkatkan relasi dari beragam publik.

Pada dasarnya, banyak pilihan saluran komunikasi atau media yang bisa dipakai perusahaan dalam menyampaikan pesan. Dalam kajian komunikasi massa ada empat saluran komunikasi, yaitu media antarpribadi, media kelompok, media massa, dan media publik.

Sebagai saluran komunikasi, media massa memiliki karakteristik tersendiri dibandingkan media lainnya. Hafied Cangara (2003: 134-135) memaparkan lima karakteristik media massa. Pertama, bersifat melembaga, pihak yang mengelola media melibatkan banyak individu mulai dari pengumpulan, pengelolaan sampai pada penyajian informasi. Kedua, bersifat satu arah. Ketiga, jangkauan yang luas, artinya media massa memiliki kemampuan untuk menghadapi jangkauan yang lebih luas dan kecepatan daris egi waktu. Juga, bergerak secara luas dan simultan di mana dalam waktu bersamaan informasi yang disebarkan dapat diterima oleh banyak individu. Keempat, pesan yang disampaikan dapat diserap oleh siapa saja tanpa membedakan faktor demografi seperti jenis kelamin, usia, suku bangsa, dan bahkan tingkat pendidikan. Kelima, dalam penyampaian pesan media massa memakai peralatan teknis dan mekanis.

Melihat skema tersebut jelas terlihat bahwa masing-masing saluran komunikasi akan memberikan hasil dan dampak tersendiri. Namun, kecepatan menjangkau publik hanya bisa dilakukan oleh media massa.

Adapun media memiliki peran serta fungsi yang sangat penting bagi perusahaan.
- Fungsi media relations dapat meningkatkan citra perusahaan.
- Meningkatkan kepercayaan publik terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Meningkatkan point of selling dari produk dan jasa.
- Membantu perusahaan keluar dari komunikasi krisis.
- Meningkatkan relasi dari beragam publik, seperti terhadap lembaga pemerintahan, perusahaan-perusahaan, organisasi kemasyarakatan, maupun individu.

Fungsi-fungsi inilah yang menempatkan media relations sebagai bagian dari aktifitas public relations. Bahkan John Vivian (2008, 344) memberikan perhatian khusus pada posisi media relations. Bahwa public relations memiliki tiga tanggung jawab fungsional;
- Relasi Eksternal. Komunikasi yang dijalin dengan kelompok orang-orang di luar
perusahaan, konsumen, dealer, supplier, tokoh masyarakat, orang-orang pemerintahan.
- Relasi Internal. Komunikasi yang dikembangkan untuk menjaga hubungan optimal antara
- karyawan, manajer, serikat pekerja, pemegang saham, dan kelompok internal lainnya.
- Relasi Media. Komunikasi yang dilakukan perusahaan dengan media massa.

Untuk membina hubungan baik, diperlukan sebuah pengenalan media yang baik. Adapun klasifikasi media adalah sebagai beriku “
1. Berdasarkan jenis :
- Media Cetak ( Koran, majalah, tabloid, dll )
- Media Elektronik ( radio, televisi, internet, dll )

2.Berdasarkan ruang lingkupnya :
- Media Lokal ( Surya, Surabaya pagi, dll )
- Media Nasional ( Republika, Kompas, dll )
- Media Internasional.

HAL-HAL POKOK TENTANG MEDIA
Dalam menjalin hubungan yang baik dengan media, seyogyanya PR mengetahui beberepa hal pokok yang dimiliki media :
a.Kebijakan Editorial
Hal ini merupakan pandangan dasar dari suatu media, yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek / berita yang akan disampaikan. Misalnya ada suatu media yang mengkhususkan untuk mengulas tentang bisnis, olah raga, dll.

b.Frekuensi Penerbitan
Setiap media memiliki frekuensi terbitan yang berbeda – beda, bisa harian, mingguan, bulanan, dll. Akan lebih baik jika seorang PR mengetahui jumlah edisi yang diterbitkan dalam satu kali penerbitan.

c.Tanggal Terbit
Informasi tanggal terbit suatu media sangat diperlukan karena berhubungan dengan deadline dalam menyerahkan suatu media release kepada redaksi. Hal ini juga ditentukan oleh frekuensi dan jenis cetakan yang digunakan.

d.Proses pencetakan
Yang dimaksud adalah teknik apa yang digunakan dalam proses percetakan. Apa dicetak dengan teknik biasa ( letterpress ), teknik fotogravur, dll.

e.Daerah Sirkulasi
Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal khusus di pedesaan, perkotaan, provinsi, atau berskala nasional.

f.Jangkauan Pembaca
Siapa saja dan berapa orang yang membaca media tersebut?, seorang PR diharapkan mengetahui kelompok usia, tingkat sosial, jenis kelamin, pekerjaan dari khalayak pembaca suatu media.

g.Metode Distribusi
Para praktisi PR juga perlu mengetahui metode distribusi dari suatu media. Apakah melalui toko buku / kios, penjajakan langsung dari pintu ke pintu, lewat pos, dll. Dari hal tersebut bisa membantu PR dalam memahami luas jangkauan suatu media.

KARATERISTIK TIAP MEDIA
1.Media Cetak
Dalam Media cetak secara garis besar dibagi 4 bagian yaitu :
- Departemen Editorial, yang bertugas menangani isi / aspek editorial atas bahan cetakan yang akan menjadi produk terbitan.
- Depertemen Produksi, yang bertugas untuk mengatur, mengarahkan / merekayasa tata letak isi berita / iklan secara keseluruhan
- Departemen Iklan, yang bertugas menangani fungsi penjualan dan bertanggung jawab atas pendapatan perusahaan (menjual ruang / halaman )

2.Media Elektronik
Radio : mengandalkan suara manusia untuk mendekatkan diri dengan khalayaknya. Materi yang diproduksi relatif murah dan cepat.
Dapat dinikmati jutaan orang. Jangkauannya luas dan dapat menggunakan berbagai macam bahasa
Televisi : Mengandalkan suara dan gambar / gerakan, program relatif lebih mahal, karena mengandalkan tayangan visual, maka harus dikemas semenarik mungkin

Acara PR yang bersinergi dengan media
1. Konferensi Pers
Adalah acara pertemuan para jurnalis yang disengaja berkumpul / dikumpulkan untuk mendapatkan / diberikan suatu informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan. beberapa keunggulan konferensi pers dibandingkan dengan media yang lain adalah :
- Paling efektif untuk mengklarifikasi masalah, Satu kali menyampaikan informasi sudah mencakup banyak media (merata), dan informasi yang akan ditampilkan di media akan sama.
- Masalah dapat segera terselesaikan.
- Insan pers dalam hal ini para wartawan, bisa langsung bertanya dan memberi pendapat kepada pihak organisasi sekiranya diperlukan.
- Efektif untuk membina persahabatan antara organisasi dan insan pers. Tapi dalam mengundang wartawan, perlu bersikap selektif.
Saran : Undanglah wartawan dari media yang bercitra baik. Sehingga nggak akan muncul 'wartawan tanpa media' yang sekedar datang tapi tidak pernah menulis berita.

2. Resepsi Pers
Merupakan suatu acara yang diadakan suatu perusahaan dengan cara mengumpulkan para wartawan dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik. Biasanya acara ini lebih menyenangkan, dan lebih terencana. Dalam acara ini para Pers dapat diundang untuk meliput suatu acara, atau hanya sekedar undangan makan dan bercakap – cakap guna mendekatkan para wartawan dengan pihak perusahaan. Ada juga sebagian perusahaan / organisasi yang mengemas acara ini dengan Acara outbond .

3. Kunjungan Pers :
Yang dimaksud kunjungan pers adalah suatu perusahaan mengundang para wartawan untuk datang ke perusahaan tersebut, bisa dalam rangka promosi, peresmian kantor cabang baru yang dilanjutkan dengan peninjauan bersama, atau demonstrasi peralatan / produk baru. Alat yang bisa digunakan untuk berhubungan dengan media

4. Media Release ( Press Release )
Media release adalah suatu berita / informasi dari PR yang ditujukan kepada khalayak melalui media.

5. Product release :
Informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk / jasa baru dari suatu perusahaan / organisasi.

6. Financial report : informasi yang disebarkan berkaitan dengan kondisi keuangan suatu perusahaan besar untuk diketahui oleh publik ( Laporan tahunan ).

PRINSIP – PRINSIP BERHUBUNGAN DENGAN MEDIA

PR dan Media Massa atau Pers sebagai mitranya tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Setiap lembaga/instansi yang menginginkan publisitas dan citra positif, tak dapat meremehkan kemampuan media massa dalam menjangkau dan mempengaruhi khalayaknya. Karena itu, dapat dikatakan bahwa pesan yang disampaikan dalam media adalah elemen fundamental dalam pekerjaan kehumasan.
Apapun media massanya, setiap orang/lembaga yang menggunakannya akan menghadapi dua permasalahan mendasar.

Pertama, media massa merupakan khalayak independen yang memiliki tujuan sendiri, sehingga dapat bersinggungan kepentingan (bahkan berakibat konflik) dengan pencari publisitas.

Kedua, ada kompetensi yang hebat untuk mendapatkan ruang serta waktu yang terbatas dalam media. Benturan kepentingan inilah yang selanjutnya mengakibatkan hubungan kedua profesi ini sering terlihat kurang mesra.

Namun di balik permasalahan tersebut, mau tidak mau, PR dan media massa harus mengakui bahwa faktanya kedua pihak sebenarnya saling membutuhkan satu sama
lain. Dimana lembaga pemerintahan dibutuhkan sebagai sumber berita mereka, sedangkan media massa dibutuhkan lembaga sebagai sarana yang efektif dalam menyampaikan pesan. Meskipun kadang ada saling ketidakpuasan, tetap keduanya hidup dalam sebuah ikatan. Suatu ikatan yang disebut sebagai mutual dependency (saling ketergantungan).
Rasa saling ketergantungan inilah yang selanjutnya mendorong para praktisi PR
untuk menjaga hubungan dengan media massa. Kegiatan yang dikenal dengan nama media relations ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak, dan membangun keterpercayaan. Tidak ada lagi PR yang menjadi bulan-bulanan pemberitaan Pers, dan tidak adalagi Pers yang diperalat PR untuk memuat pemberitaan yang mencerminkan kebohongan kepada publik.

Walaupun pada dasarnya media relations dilakukan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan media, tetap saja lembaga/instansi mengharapkan keuntungan yang sebanyak-banyaknya dalam usaha ini. Terutama untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta langkah perusahaan yang dianggap baik untuk diketahui publik. Namun dalam prakteknya, tidak semua informasi mengenai kegiatan lembaga dapat dimuat dalam media massa. Sebab seringkali standar yang digunakan oleh wartawan dan para komunikator pemerintah sangat berbeda. Maka tidak heran apabila banyak informasi yang dianggap sebagai kepentingan vital oleh media massa, tersesat dalam gundukan informasi yang dibuat oleh PR lembaga pemerintah, sebab PR mengedepankan sisi lembaga saja. Sedangkan media massa sendiri tentu memiliki harapan-harapan yang harus kita penuhi dalam membangun ikatan saling ketergantungan tadi, yaitu:
1. Harapan agar mendapatkan informasi yang terbaru dari PR dan eksekutif sebuah
organisasi.
2. Reporter juga mengharapkan tidak ada yang disembunyikan dari mereka.
3. Eksekutif, yang mempresentasikan organisasi, diharapkan memberikan informasi lebih cepat dari sumber lainnya.
4. Surat kabar berjuang dengan sungguh-sungguh untuk memasukkan muatan berita sebanyak mungkin dengan ruang yang terbatas. Karena itu, media massa tidak mengharapkan detail yang tidak penting dan tidak menarik bagi pembaca.
5. Ada tenggat waktu terbit dalam surat kabar. Karenanya media massa mengharapkan praktisi PR harus mempertimbangan hal ketepatan waktu dalam pengiriman siaran pers, pemberian informasi, verifikasi, dan sebagainya.
6. Media massa mengharapkan lembaga memberikan pemikiran yang sungguhsungguh dan jelas jenis informasi apa yang akan diberikan kepada mereka. Apakah akan memberikan berita, latar belakang, atau informasi untuk feature.
7. Dan mereka juga mengharapkan untuk disediakan gambar, grafik, atau diagram yang berhubungan dengan organisasi dan dibutuhkan oleh mereka.

Untuk dapat memenuhi harapan media tersebut, maka PR dalam menjalankan media relations-nya dapat menggunakan tiga pendekatan sebagai berikut:
1.Pendekatan Reaktif
Yang harus diperhatikan dalam pendekatan bentuk ini adalah:
a. Simpanlah selalu file yang mengundang perhatian media
b. Pahamilah tenggat waktu/deadline
c. Selalulah siap dan membalas telepon
d. Ingin tahu-lah dan bertanya
e. Tempatkan diri Anda dalam kepentingan reporter
f. Upayakanlah keseimbangan dan tahu cara mendapatkannya
g. Ketahuilah informasi latar belakang yang mana yang membantu
h. Rekamlah pembicaraan Anda
i. Jangan bohong.

2. Pendekatan Proaktif
Yang harus diperhatikan dalam pendekatan bentuk ini adalah:
a. Apakah Anda tahu pesan-pesan yang ingin Anda kirimkan ?
b. Apakah pesan Anda sudah jelas, langsung dan lugas ?
c. Media yang mana yang ingin Anda capai menurut prioritasnya ?
d. Reporter/editor yang mana yang ingin Anda hubungi ?
e. Apa nilai berita dari pesan yang ingin disampaikan
f. Bagaimana harus Anda harus mengemas dan menjual pesan tersebut?
g. Siapa pihak ketiganya, dan apa kata mereka?
h. Apakah Anda menangkap kesan bahwa reporter sedang sibuk atau tidak tertarik?
i. Apakah mereka paham jika mereka tidak tertarik, Anda akan pergi ke media lainnya?

3. Pendekatan interaktif
Pada pendekatan ini, hasil yang maksimal dapat dicapai apabila interaksinya dilakukan secara terus-menerus (on-going). Hal yang harus diperhatikan dalam pendekatan bentuk ini adalah:
a. Diskusikan isu-isu yang mungkin menarik perhatian, bukan hanya berita yang sudah ada
b. Jadilah nara sumber andal; buatlah diri Anda siap untuk berkomentar sebagai
seorang pakar dalam industri Anda
c. Selalulah berpikir dalam terminologi kebutuhan dan tenggat waktu
d. Eksklusifitas harus tergantung kepada subyek, tujuan organisasi, keterbukaan
hukum, serta aturan-aturan lainnya
e. Bicarakanlah penerbitan dan reporter lain, serta bagaimana mereka membuat
pendekatan pada isu-isu lainnya
f. Perhatikan alasan-alasan non-berita yang wajar ketika berhubungan dengan
media
g. Selalulah bicara tentang berita yang relevan dan jangan menyimpang
h. Hindarkan meminta kebaikan; kecuali sekedar saran
i. Sesuaikan pesan dan percakapan Anda dengan kendala waktu yang dimiliki
reporter serta tingkat minat mereka.

Pendekatan interaktif hanya mudah diucapkan tapi sulit dilaksanakan. Agar kita bisa sukses berkomunikasi dengan media melalui pendekatan ini, maka kerangka komunikasi kita harus didasarkan kepada :
a. Pengetahuan bisnis
b. Pengetahuan tentang pokok masalah
c. Pemahaman tentang berita (berita harus termasa, relevan dan menarik
khalayak)
d. Jaringan internal yang luas untuk mengembangkan dukungan informasi
e. Pengetahuan tentang pakar pihak ketiga sebagai acuan
f. Terkenal karena terbaca dan terdengar luas dalam kegiatan-kegiatan dunia serta dalam berita-berita bisnis
g. Pendekatan yang konsisten dengan harapan manajemen internal
h. Pengalaman praktis, dalam berhubungan dengan media
i. Pengetahuan tentang reputasi dan pengalaman kerja reporter
j. Pemahaman tentang bagaimana bagian tertentu dari suatu media akan meliput berita
k. Kemampuan interpersonal
l. Relationship menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan profesional

Matthew P. Gonring, Vice President dari Corp. Communication USG Corporation, menjelaskan bahwa media relations yang efektif dimulai dari pemahaman terhadap perbedaan kebutuhan dan pendekatan masing-masing media. Meskipun ada ciri-ciri yang unik, namun secara global media itu memiliki ciri khas sebagai berikut :
1. Surat kabar harian, tenggat waktu sangat ketat; butuh sumber yang bisa dikutip, informasi latar belakang serta visual; dibanjiri banyak rilis dan harus memilih sedikit di antaranya untuk dimuat.

2. Surat kabar mingguan, punya staf editorial yang terbatas.; umumnya suka tulisan feature atau tulisan dengan fokus lokal; kadang tergantung kepada matrelease, naskah ber-foto serta foto.

3. Majalah regional/nasional, memiliki sumber daya yang beragam, tergantung kepada luas sirkulasi dan pendapatan iklannya. Staf editornya biasanya membidangi beberapa fokus yang khusus. Mereka sangat membutuhkan akses kepada foto dan kutipan yang bertataran tinggi (high-level).

4. Majalah perdagangan, tenaga editor-nya terbatas, subyeknya terfokus, sangat tergantung kepada penulis lepas dan sumber-sumber luar lainnya. Para profesional suka menulis artikel di sini atau mengajukan studi kasus.

5. Penerbitan dengan minat khusus, memiliki khalayak yang sangat tersegmentasi atas gaya hidup atau minat. Media seperti ini sangat ingin memuaskan khalayaknya, sehingga mereka sangat berkepentingan untuk bicara dengan bahasa/jargon khalayaknya tersebut.

6. Newsletter/warkah warta, biasanya hanya pada satu subyek tertentu saja dan cenderung untuk sangat rinci dengan pendekatan mendalam (in-depth). Mereka umumnya mengasumsikan pembaca telah memiliki pengetahuan sebelumnya atas subyek tersebut.

7. Stasiun televisi, butuh hot-news, berorientasi hiburan dan kadang menampilkan feature. Mereka membutuhkan akses kepada gambar/visual dan selalu ketat dalam tenggat-waktu.

8. Stasiun radio, memiliki staf pendukung yang terbatas dan sangat membutuhkan suara (audio) untuk siaran langsung (on-air)nya.

9. PR Wire, di Indonesia seperti yang dimiliki Antara, sangat membutuhkan fakta dan data yang akurat dan cepat, umumnya berita hot-news dengan sejumlah kecil feature.

10. Internet/on-line service, memungkinkan komunikasi yang segera (instantly) dan interaktif dengan para pelanggan, pemodal, atau karyawan secara global. Perusahaan bisa mendapatkan data serta dapat memperbaruinya menit per menit.

Memahami ciri-ciri media memang dapat memberikan gambaran mengenai perbedaan kebutuhan dan pendekatan masing-masing media. Namun, Rhenald Kasali lebih jauh mensyaratkan kita untuk juga memahami karakteristik dari ‘kuli berita’ itu sendiri. Karakteristik yang harus diingat dari mereka adalah:
1. Wartawan tidak menyukai protokoler
Hampir tidak ada wartawan di dunia ini yang menyukai protokoler. Mereka menginginkan kebebasan keluar masuk untuk memotret, atau keluar masuk menemui siapa saja, tanpa dihalangi oleh sekretaris, ajudan, atau anggota keluarga sumber berita. Sekretaris perusahaan sering kesal dengan wartawan yang mau `nyelonong` saja ke ruang direkturnya, karena wartawan merasa selama ini direksi cukup akrab dengannya di luar kantor. Bila dihambat, wartawan adalah orang yang paling pandai mencari tahu di mana dan kapan waktu yang paling tepat untuk menemui direksi. Tidak dipatuhinya protokol maupun prosedur umumnya karena hal-hal itu dirasakan sebagai hambatan yang tidak netral dan muncul dari orang-orang yang tidak mengerti pekerjaan wartawan.

2. Wartawan dikejar deadline
Wartawan apapun selalu dikejar deadline. Sebelum deadline, wartawan sudahharus menyerahkan laporan tertulisnya kepada editor untuk diproses bersama laporan lainnya. Bila diterjemahkan secara harfiah, deadline berarti garis kematian. Artinya bila lewat waktu yang ditetapkan naskah tidak juga turun atau wawancara tidak didapat, habislah kesempatan untuk menulis. Karena deadline tersebut, wartawan akan mengejar terus sumber beritanya. Bila tidak dapat di kantor, akan dikejar ke lapangan golf. Bila tidak mungkin, sumber berita akan dikejar pada seminar, rumah makan, bahkan di rumah sumber berita pada pagi hari sebelum menuju tempat bekerja. Kadang-kadang wartawan tidak memerlukan jawaban panjang. Sumber berita cukup mengatakan, “Kasus sedang diteliti oleh yang berwajib, dan saya belum bisa memberikan keterangan apa-apa.” Wartawan sudah puas. Tapi kadangkadang wartawan datang dengan setumpuk pertanyaan. Sumber berita memerlukan waktu untuk merumuskan jawaban bersama PR-nya.

3. Wartawan menyukai relationship
Sekali lagi, masih banyak orang tertutup dan takut berhubungan dengan wartawan. Mereka takut wartawan akan mempublikasikan hal-hal yang menyangkut pribadi. Wartawan profesional adalah wartawan yang bisa membedakan mana pekerjaan jurnalistik dan mana yang bukan. Wartawan ingin agar sumber berita tidak hanya menerima wartawan sebagai penulis berita atau sebagai corong perusahaan, tetapi juga sebagai teman diskusi, sahabat, dan anggota keluarga. Pada saat pena hendak digariskan, sahabat wartawan akan mengatakan, “Saya akan memulai dengan menulis X, coba apa 7 pendapat saudara?” garisnya jelas. Hanya dengan persahabatan, keduanya saling memahami bukannya saling menjatuhkan.

4. Wartawan menyukai ekslusifitas
Meski solidaritas pers cukup tinggi, para wartawan saling bersaing untuk mendapatkan berita yang eksklusif. Bila ada konferensi pers, maka wartawan yang jeli akan menyelinap dari kerumunan publik dan melakukan wawancara sendiri di balik panggung dengan sumber-sumber tertentu. Konferansi pers memang menarik minat wartawan, tetapi konferensi pers juga memberikan kesempatan yang sama kepada wartawan, sehingga dianggap kurang menantang. Namun tak dapat dipungkiri, bahwa untuk memuaskan para pembaca, pendengar, atau pemirsa, jurnalis pada akhirnya dituntut untuk memuat hal-hal yang menarik minat mereka, bukannya apa yang diinginkan oleh praktisi PR. Maka ada kalanya para jurnalis memilih suatu berita yang sama sekali tidak diinginkan oleh para praktisi PR. Musibah atau skandal yang melanda suatu lembaga, merupakan santapan lezat bagi jurnalis, tapi merupakan pil pahit bagi PR lembaga yang bersangkutan. Berita-berita tentang kecelakaan, penyelewengan, atau persengkokolan jelas bukanlah merupakan sesuatu yang menyenangkan. Namun tidak peduli apakah PR itu senang atau tidak, para pembaca memang lebih menyukai berita semacam itu, ketimbang berita yang serius. Oleh sebab itu, PR harus menyadari bahwa para jurnalis tidakselamanya akan menjadi sekutu atau sahabat yang menyenangkan. Ini bukanlah pandangan sinis, melainkan praktisi dan realistis karena ancaman yang timbul dari hubungan dengan media cukup serius, perusahaan memerlukan bantuan PR untuk melindungi figur perusahaan dari kesalahan.

Hal-hal yang dapat dilakukan oleh PR antara lain adalah:
1. Membuat hubungan yang mesra dengan pers
Kesalahan perusahaan umumnya terjadi karena perusahaan baru bergerak menghubungi pers bila perusahaan sudah membutuhkan pers. PR dapat membuka jalan masuk ke media dengan mengenal editor dan wartawan di berbagai media. Bila suatu saat membutuhkan, keduanya dapat segera membantu tanpa melalui prosedur formal yang memakan waktu.

2. Mendidik pimpinan agar bersedia menjadi publik figur
Pihak media akan lebih senang membuat berita bila di perusahaan terdapat publik figur. Bila perusahaan tumbuh besar, tidak dapat dihindari bahwa pemimpin puncaknya akan menjadi publik figur. Selalu saja ada berita yang dapat ditulis oleh wartawan menyangkut perusahaan, mulai dari hobi pimpinan, keluarga, pindah kantor, sampai kerjasama. Masalahnya, banyak di antara mereka yang kurang siap atau kurang mempersiapkan diri sehingga muncul kecurangan. Tugas PR di sini adalah mempersiapkan para eksekutifnya agar tahu kepada siapa mereka berbicara dan apa akibatnya terhadap citra perusahaan secara menyeluruh.

3. Mengatur pertemuan dengan pers
PR dapat menentukan siapa sumber yang layak ditemui oleh wartawan diperusahaannya dan mengatur jadwal untuk wartawan. Bila jam kerja sudah padat, PR dapat mencari jadwal di luar jam kerja. Sebelum wawancara, biasanya humas memperkenalkan keduanya dan membuat suasana kaku hilang (ice breaking). PR dapat berperan sebagai moderator untuk mendampingi sumber berita. Namun bagaimanapun juga, perlu diingat bahwa sumber berita adalah tokoh yang diwawancarai, bukan PR. Karena seringkali dapat disaksikan ulah PR yang bertindak terlalu jauh dengan memborong jawaban yang diajukan. Sikap yang over protected ini sebaiknya dihindari. Latihlah sumber berita untuk menjawab pertanyaan wartawan sebelum wawancara dan jangan memborongnya sekalipun anda lebih tahu jawabannya.
4. Memberitahukan hak-hak sumber berita
Agar sumber berita lebih siap, PR perlu memberitahu hak-hak seorang sumber berita, misalnya hak untuk tidak menjawab, hak untuk merahasiakan referensi atau hak jawab, hak bantah, dan sebagainya.

5. Menyusun strategi wawancara
PR tidak hanya menyiapkan bahan tertulis untuk diberikan sebagai sumber berita kepada pers, tapi juga merancang strateginya. Termasuk di dalamnya adalah merumuskan isu yang hendak dilontarkan, sumber lain yang yang akan diminta turut berpendapat, eksklusivitas media, ruang yang disediakan, suasana
wawancara, dan sebagainya.

Dari rangkaian kegiatan yang dapat dilakukan PR di atas, untuk membina media
relations dengan lembaga, maka dapat dirumuskan hubungan pers, yaitu:
1. Memahami dan melayani media. Seorang praktisi harus mampu menjalin kerjasama dengan pihak media, di mana hubungannya harus bersifat timbal balik dan menguntungkan
2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya. PR harus senantiasa siap menyediakan atau memasok materi-materi yang akurat di mana saja dan kapan saja hal itu dibutuhkan. Hanya dengan itu, ia akan dinilai sebagai sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh para jurnalis.
3. Menyediakan salinan yang baik.
4. Bekerja sama dalam penyediaan materi.
5. Menyediakan fasilitas verifikasi (pembuktian kebenaran). Para PR juga perlu memberi kesempatan kepada jurnalis untuk melakukan verifikasi atas setiap materi yang mereka terima. Contoh konkretnya, para jurnalis diizinkan untuk langsung melihat fasilitas atau kondisi-kondisi organisasi yang hendak diberitakan.
6. Membangun hubungan personal yang kokoh. Suatu hubungan personal yang kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama, dan sikap saling menghormati profesi masing-masing.

Dari inti hubungan di atas, maka dapat dilihat bahwa mereka menerima berbagai hal, mulai dari informasi, pelayanan serba ramah tamah, keakraban dan sebagainya. Meskipun demikian bukan berarti kalangan humas tidak menerima apa-apa sama sekali. Apa yang diterima oleh para PR memang lebih abstrak, namun tidak kalah pentingnya, yaitu suatu mitra yang akan dapat menunjang berbagai macam kegiatan PR dalam rangka mencapai tujuan-tujuan kehumasan.

Kalangan media massa akan kehilangan banyak informasi berharga yang penting bagi khalayaknya. Jadi sebenarnya, para praktisi PR itu membantu para editor dan penerbit dalam rangka melaksanakan tugas-tugasnya. Dengan menyajikan segala bantuan kepada kalangan pers, maka para PR akan dapat memetik manfaat berupa dukungan dan berbagai kemudahan dalam menyebarkan berbagai pesan demi menciptakan pengetahuan dan pemahaman khalayak mengenai segala aspek organisasinya. Jika kedepannya harapan ini dapat dipenuhi, maka wajar jika kelak PR lembaga pemerintah akan memperoleh tempat dalam pemberitaan pers, liputan, laporan, tajuk yang objektif, wajar, dan seimbang mengenai hal-hal yang menguntungkan perusahaan. Inilah wujud dari hubungan yang stabil dan berkelanjutan, serta dilandasi oleh rasa saling percaya dan saling menghormati.

Bomber Dan Graffiti

Pernah melewati jalan fly over Pancoran atau kuningan? Nah...persih dibawahnya tempok-tembok luas itu jarang dibiarkan kelam dan kelabu seolah menjadi lukisan debu dan knalpot kendaraan yang lewat di depannya. Selalu ada gambar yang menarik, selalu ada kritis yang bikin meringis. Nyata sekali bahwa mereka adalah seniman luar biasa yang memiliki talenda ganda menggambar dengan realisitis dan memberi muatan-muatan sosial.


Pernah mendengar istilah bomber ? Pasti pernah... mungkin untuk sebagian besar yang terpkor adalah DR Azhari atau Nurdin M. Top. Bukan.... bomber disini bukan para pengebom gedung-gedung yang melenyapkan nyawa puluhan bahkan ratusan orang. Bomber disini adalah sebutan untuk komunitas senima jalanan yang menghiasai dinding-dinding di jalanan.



Gaffiti atau mural yang ada di dinding bawah fly over perempatan Kuningan Jakarta Selatan kabarnya difasilitasi oleh Dinas Pertamanan setempat. Namun tak jarang mereka merogoh kocek sendiri hanya dengan dorongan hobby dan kegelisahan untuk menyuarakan kritik.Street art yang dibuat oleh belasan bomber---sebutan bagi pembuat graffiti-itu dibuat pada 20-23 Desember 2006 dengan mengusung tema Re-Solusi Jakarta 300 cc. Tema tersebut diangkat sebagai respons sekelompok seniman jalanan terhadap
buruknya kondisi sosial dan lingkungan di Jakarta. Kesempatan itu juga dijadikan sebagai kado akhir tahun dari para street artist kepada Kota Jakarta.


Sebelum beraksi para bomber biasanya berdiskusi mengenai tema yang akan mereka usung, berbagai masukan digodok, dicerna dan eksekusinya adalah sebuah grafiti yang penuh warna dan penuh makna.



Sejarah Graffiti

Istilah graffiti sendiri diambil dari bahasa latin "graphium" yang artinya "menulis". Awalnya, istilah ini dipakai oleh para arkeolog untuk mendefinisikan tulisan-tulisan pada bangunan kuno bangsa Mesir dan Romawi kuno. Kegiatan graffiti sebagai sarana menunjukkan ketidakpuasan baru dimulai pada zaman Romawi dengan bukti adanya lukisan sindiran terhadap pemerintahan di dinding-dinding bangunan. Lukisan ini ditemukan di reruntuhan Kota Pompeii. Sementara di Roma sendiri graffiti dipakai sebagai alat propaganda untuk mendiskreditkan pemeluk agama Kristen yang pada zaman itu dilarang kaisar.

Pemakaian cat semprot atau spray paint untuk graffiti mulai dikenal di New York pada akhir tahun 60-an. Coretan pertama dengan cat semprot dilakukan pada sebuah kereta subway. Seorang laki-laki bernama Taki yang menetap di 183rd Street Washington
Heights selalu menuliskan namanya-tagging--di setiap tempat yang ia anggap bakal dilihat banyak orang, misalnya di dalam kereta subway atau di bagian luar dan dalam bis. "Taki183", begitulah tulisan yang ia buat.

Lewat coretan anehnya itu, orang-orang di seluruh kota mengenal Taki. Di tahun 1971, Taki diinterviu oleh sebuah majalah terbitan New York. Dari situlah nama Taki populer di seluruh New York. Fenomena Taki ini akhirnya mempengaruhi mental anak- anak di New York. Mereka menganggap kepopuleran bisa diperoleh dengan hanya menuliskan identitas diri pada bus atau kereta yang melewati seluruh kota. Semakin banyak namanya tercantum, sudah pasti dianggap semakin populer.

Sedangkan kata "mural" berasal dari bahasa Latin "murus" yang berarti dinding. Mural sebenarnya ada sejak ratusan ribu tahun silam. Orang primitif membuatnya di dinding-dinding gua sebagai sarana mistisme dan spiritual untuk membangkitkan semangat berburu.

Kegiatan membuat mural kemudian berlanjut ke masyarakat Mesir Kuno. Kala itu, mural menjadi sarana komunikasi. Hingga akhirnya masyarakat modern membuat mural pada dinding rumah, gedung, gereja, serta tanah beraspal atau berbatu bata, bahkan pada
makam bawah tanah (katakomba).

Sementara di Indonesia baru beberapa tahun belakangan ini graffiti mulai mendapat apresiasi sebagai karya seni. Tercatat, telah banyak festival bertema "urban art" digelar dengan tujuan mewadahi seniman graffiti agar dapat lebih bebas berapresiasi dan dihargai. Mereka yang menyukai seni menggambar jalanan ini biasanya berkumpul dalam sebuah wadah atau komunitas tertentu. Tiga komunitas besar yang cukup terkenal di Indonesia antara lain Tembok Bomber, Royal Consortium, dan Vektorjunkie.

Suasana dan situasi yang dirasakan para bomber di Yogyakarta mungkin bisa dibilang lebih nyaman. Sebab, di sana mural tidak lagi dianggap sebagai hasil karya yang jelek. Bahkan mural di Yogyakarta tidak lagi dimonopoli para seniman, tapi juga masyarakat biasa. Mereka membuat mural di pinggir-pinggir jalan lingkup RT maupun jalan masuk gang. Bahkan mural di Yogyakarta hampir mirip gerakan massal.

Ambient Advertising

Ambient Advertising mulai dikenal pada pada awal tahun 90-an ketika klien mulai meminta perusahaan-perusahaan iklan melakukan "sesuatu yang sedikit berbeda" bagi mereka. Salah satunya dengan menempatkan iklan di item yang tidak biasa atau tempat-tempat yang tidak biasa.

YUK...MENGENAL AKTIVITAS PR

Banyak definisi yang dikemukakan para ahli mengenai PR. Salah satunya William F. Arens mendefiinisikan PR sebagai sebagai sebuah fungsi manajemen yang memfokuskan diri pada membangun/ mengembangkan relasi serta komunikasi yang dilakukan individual maupun organisasi terhadap publik guna menciptakan hubungan yang saling menguntungkan. Publik yang dimaksud dari definisi di atas menurut Arens ada tujuh kategori publik, yaitu para Employees - Stockholders- communities- Media – Government - Investment Community - Customers.

Definisi William F Arens mengandung makna bahwa aktifitas Public Relations berada pada kata manajemen relasi dan komunikasi yang berujung pada terciptanya hubungan baik dengan berbagai pihak demi meningkatkan pencitraan individu atau perusahaan tersebut. Pencitraan yang terbentuk dengan baik akan memberikan dampak yang baik pula demi tercapainya tujuan-tujuan yang ditetapkan individu ataupun organisasi. Akan meraih keuntungan dari produk yang dijual karena memilliki citra yang baik. Meningkatkan kepercayaan publik terhadap individu atau organisasi dalam menjalankan bisnis.

Dengan demikian fungsi dan peranan Pubic Relations dianggap sebagai ujung tombak individu atau perusahaan yang berhadapan langsung dengan publik, baik publik yang bersentuhan langsung maupun yang tidak dengan kepentingan-kepentingan mereka terhadap perusahaan. Terhadap publik yang tidak bersentuhan langsung pun tidak menutup kemungkinan suatu saat nanti sebuah informasi akan sampai di benak mereka.

Perkembangan teknologi yang semakin canggih dan dampaknya pada perkembangan media massa memberikan peluang akses informasi masyarakat luas. Public Relations Society of America (PRSA), sebuah Organisasi Public Relations yang terbentuk pada tahun 1947 di Amerika, pada tahun 2002 merumuskan aktifitas-aktifitas Public Relations.

1. Community Relations.
Hubungan publik yang memfokuskan diri pada komunitas yang berkaitan dengan keberlangsungan perusahaan. Misalnya, para pemilik lahan/tahan haruslah mendapat perhatian dan kepuasaan dari perjanjian pembelian tanah oleh perusahaan yang membutuhkan tanah mereka untuk proyek pembangunan lapangan terbang baru. Jika tidak, maka komunitas yang tidak terpuaskan ini bisa menghambat proyek yang sedang dilaksanakan.

2. Counseling.
Para profesional Public Relations hendaklah secara rutin memberikan masukan/pertimbangan kepada pihak manajemen sebelum mereka mengambil keputusan, membuat kebijakan, membangun relasi, atau melakukan komunikasi dengan berbagai macam publik. Jajaran manajemen menyatakan kepada publik ‘apa yang mereka lakukan’ sedangkan profesional atau bagian Public Relations membantu mendefinisikan dan mempresentasikan pesan tersebut untuk sampai ke publik.

3.Development/Fundraising.
Semua organisasi baik yang profit maupun non-profit dapat bertahan karena ada kontribusi dari berbagai pihak dalam bentuk waktu maupun uang. Peran Public Relations yang menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan organisasi tersebut kepada pihak-pihak yang memiliki peluang dan atau kemampuan memberikan kontribusi.

4.Employee/ Member Relations.
Sebagai bagian inti dari jalannya perusahaan, tugas Public Relations untuk menciptakan hubungan-hubungan yang baik, tidak hanya sekadar pada para pekerja melainkan juga kepada keluarga pekerja. Dengan demikian akan terbentuk motivasi yang baik pula dan moral yang tinggi dari para pekerja sehingga loyal pada perusahaan.

5.Financial Relations.
Investor merupakan salah satu bagian terpenting dari sumber pendanaan perusahaan. Peran Public Relations adalah membangun jembatan komunikasi
antara investor-pemilik perusahaan, para pemegang saham, komunitas finansial seperti bank, dan publik. Kebanyakan dari strategi perusahaan, dalam rangka ekspansi pasar maupun akuisisi perusahaan, tergantung dari seberapa bagus hubungan-hubungan finansial yang tercipta.

6. Government Affairs.
Inilah tipe aktifitas Public Relations yang memfokuskan diri menjalin hubungan dengan pihak pemerintahan. Karena sebagai perusahaan publik, tidak bisa dilepas-pisahkan hubungannya dengan pemerintahan. Bahkan untuk beberapa kasus, perusahaan yang ingin mengikuti tender proyek harus memiliki endors resmi dari pemerintah, misalnya SIUPP dan NPWP.

7. Industry Relations.
Perusahaan tidak hanya menjalin relasi yang terbatas pada konsumen/ pelanggan semata, melainkan juga harus menciptakan relasi yang baik dengan perusahaan lain yang secara langsung berkaitan dengan bisnis perusahaan seperti para suppliers, distributor, agen bahkan relasi terhadap perusahaan kompetitor sekaligus.

8. Issues Management.
Manajemen isu melibatkan publik dalam jumlah besar demi terciptanya imej produk maupun citra dari perusahaan. Akrifitas Public Relations untuk mengembangkan manajemen isu ini sebagai bagian dari kekuatan perusahaan. Sebuah perusahaan pertambangan, sebagai misal, harus mengelola manajemen isu yang baik terhadap publik bahwa usaha yang dilakukan tidak berdampak pada kerusakan alam.

9. Media Relations.
Perkembangan teknologi dan pengaruhnya terhadap bentuk-bentuk media massa memberikan pengaruh yang berarti bagi perusahaan. Liputan yang baik di media akan memberikan pencitraan yang baik pula bagi perusahaan, meningkatkan kepercayaan pelanggan dalam memakai produk perusahaan, dan akhirnya menumbuhkan minat pemodal untuk menginvestasikan modalnya pada perusahaan. Aktifitas Public Relations inilah yang menjalin relasi dengan media dan mendapatkan kepercayaan dari liputan media.

10. Marketing Communication.
Kombinasi dari aktifitas menjual produk, servis, maupun ide. Iklan-iklan yang dilakukan melalui berbagai media memberikan efek yang menguntungkan pada aktifitas Public Relations. Bentuk kemasan produk yang unik dan bagaimana memajang produk di pasar merupakan terpaan dari pembentukan imej dari perusahaan yang membedakan dari perusahaan lainnya.

11. Minority Relations/Multicultural Affairs.
Aktifitas Public Relations yang memfokuskan diri pada terbentuknya relasi pada kelompok minoritas yang secara langsung maupun tidak akan memberikan dampak publisitas perusahaan.

12. Public Affairs.
Interaksi Public Relations yang melibatkan para ofisial dan pemimpin dari berbagai bentuk organisasi atau para pemegang kekuasaan. Relasi dengan komunitas maupun pemerintahan merupakan fokus dari aktifitas Public Relations.

13. Special Events and Public Participant.
Aktifitas langsung yang melibatkan publik dan dilakukan oleh Public Relations untuk menjalin interaksi antara organisasi/perusahaan dengan publik. Dari rumusah tersebut jelas bahwa posisi Media Relations menempati bagian terpenting dari aktifitas Public Relations. Bahwa Media Relations merupakan corong atau penyuara perusahaan untuk menjangkau publik melalui media.