Customer Relations

William F Arens menyatakan bahwa Public Relations sebagai sebuah fungsi manajemen yang memfokuskan diri pada membangun /mengembangkan relasi serta komunikasi yang dilakukan individual maupun organisasi terhadap publik guna menciptakan hubunganyang saling menguntungkan.

Fokus dari definisi yang disampaikan kan Arens menyangkut 4 hal penting : Manajemen relasi, Manajemen komunikasi, Hubungan baik dan Meningkatkan Pencitraan.

Siapakah Publik yang dimaksud Arens, Publik tersebut diantaranya adalah :
- Stakeholder
- Employee
- Investor
- Communities
- Media
- Government
- Customer

Dari serangkaian Publik yang dimaksud Arens, siapakah yang dimaksud dengan investor? Investor adalah pemegang saham yang merupakan pihak yang paling utama harus dilayani karena memberikan kontribusi pendanaan untuk pengembangan perusahaan.


Investor dikategorikan
- Jenis pelakunya yaitu perorangan dan institusi/badan
- Berdasarkan kewarganegaraannya yaitu domestik dan asing
- Berdasarkan perolehan sahamnya, yaitu pendiri dan bukan pendiri
- Berdasarkan motivasi dan jangka waktu pemilihannya, yaitu jangka pendek dan
jangka panjang
- Berdasarkan karakteristik, yaitu investor aktif dan non aktif

Terkait dengan kegiatan PR apa yang dimaksud Investor Relations? Yaitu kegiatan pemasaran korporat yang menggabungkan disiplin komunikasi dan pemasaran untuk memberikan gambaran yang tepat mengenai kinerja dan prospek perusahaan kepada para investor dan calon investor (National Investor Relations Institute).

Ukuran keberhasilan Investor Relations adalah Nilai Perusahaan dan Modal Perusahaan.

Siapakah pihak-pihak yang terkait dalam Investor Relations ?
- Pihak yang melindungi kepentingan pemegang saham (Bapepam, Bursa Efek)
- Wartawan
- Perusahaan Efek
- Lembaga penunjang pasar modal (Notaris, Akuntan publik, Biro Administrasi Efek)
- Pesaing sebagai investor
- Peneliti ekonomi dan keuangan independen
- Affinity Group yaitu stakeholder yang sudah atau berniat menjadi pemegang saham

Kegiatan apa saja yang dilakukan terkait kegiatan Investor Relations ?
- Rapat Umum Pemegang Saham
- Roadshow
- Publish Expose
- Release

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
RUPS biasanya dibagi dalam 2 kategori yaitu RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa.
Agenda-agenda yang dibicarakan dalam RUPS Tahunan biasanya adalah :
- Pertanggungjawaban Direksi seperti penyampaian laporan keuangan tahunan kepada
pemegang saham
- Keputusan penggunaan laba
- Penunjukkan Akuntan Publik untuk tahun buku selanjutnya.
- Perubahan Komisaris/Direksi (jika ada)

Agenda-agenda yang dibicarakan dalam RUPS Luar Biasa biasanya adalah : Agenda-agenda diluar agenda Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan misalnya tentang perubahan komisaris sebelum berakhir masa jabatan

Siapakah peserta RUPS :
- Pemegang Saham
- Untuk RUPS tahunan menghadirkan Notaris / Akuntan Publik
- Untuk RUPS Luar Biasa menghadirkan Penilai Independen

Roadshow
Roadshow adalah Kegiatan komunikasi keuangan yang dilakukan untuk membangun image dan reputasi di mata investor dan calon investor (dalam atau luar negeri)
Media Roadshow adalah One on one meeting dan Conference Pers.

Public Expose
Public Expose adalah kegiatan komunikasi yang dimaksudkan untuk menyampaikan kinerja keuangan kepada public.
Peserta Public Expose terdiri dari Pemegang saham, Calon investor (diwakili analis) dan Custodian (Dana Pensiun

Contoh RUPS di sebuah Bank Tbk, pembagian kerja dalam event RUPS biasanya terdiri dari :
Tugas Regulasi
- Mengirimkan surat kepada Bapepam yang isinya pemberitahuan tertulis akan
mengadakan RUPS (7 hari sebelum iklan pemberitahuan di surat kabar.
- Memuat iklan pemberitahuan di surat kabar (minimal 2 sk), 1 di tempat kedudukan
perseroan, 1 yang berskala nasional.
- 14 hari kemudian iklan panggilan RUPS di surat kabar (minimal 2 sk), 1 di tempat
kedudukan perseroan, 1 yang berskala nasional.
- RUPS sekurang-kurangnya 14 hari setelah iklan
- Pemuatan iklan hasil RUPSdi surat kabar (minimal 2 sk), 1 di tempat kedudukan
perseroan, 1 yang berskala nasional.
- Menyampaikan hasil laporan ke Bapepam dengan dilampirkan bukti iklan

Tugas PR
- Memastikan seluruh sarana dan prasarana penyelenggaraan RUPS (ruangan,
- Memastikan peserta memenuhi qorum
- Menghadirkan notaris untuk mensahkan hasil RUPS dalam bentuk akte notaris

Hal-hal yang dilakukan setelah RUPS :
- Menyelenggarakan Press Conference
- Menyiapkan ruangan
- Menghadirkan Direksi sebagai nara sumber
- Menyiapkan Press Release
- Mengundang Pers
- Memonitor pemberitaan hasil RUPS

(Disarikan oleh : Dra. Erni Purnamawati MSi)