Prinsip Dasar Dalam Proses Komunikasi

Oleh : Maradona

(Disampaikan sebagai tugas kuliah Kegiatan Kehumasan)

Prinsip dasar dalam proses komunikasi melibatkan beberapa elemem dalam prosesnya. Elemen-elemen tersebut bkerja secara berkesinambungan agar proses komunikasinya dapat berjalan dengan baik.Elemen-elemen komunikasi melibatkan tujuh elemen, yaitu :

1.      Sumber Pesan ( komunikator)

Adalah seseorang atau kelompok yang pertama kali mempunyai insiatif untuk melakukan komunikasi melalui isi pernyataan. Orang yang melakukannya disebut komunikator.

2.      Saluran

Saluran adalah alat(media) yang digunakan sebagai alat penyampaian pesan. (misalnya telepon, radio, Koran, dll)

3.      Komunikan (penerima pesan)

Orang yang menerima isi pernyataan(ip) dari komunikator. Dalam menerima pesan dari komuniukator, seorang komunikan melakukan tiga tindakan: encoding (membentuk kode-kode pesan), decoding (memecahkan kode-kode pesan), dan interpreting (menginterpretasikan arti pesan).

4.      Pesan

      Pesan adalah berupa lambang atau tanda seperti kata-kata tertulis atau secara lisan, gambar, angka, gestura. Jadi pesannya di bagi dua jenis, yaitu pesan verbal(tulisan) dan nonverbal(mimic dan gesture).

5.      Feedback (Umpan balik)

      yaitu tanggapan balik dari pihak penerima/komunikan atas pesan yang      diterimanya.  Setelah menerima pesan dari komunikator, biasanya seorang komunikan akan melakukan feedback(umpan balik).

6.      Hasil/ akibat

Adalah isi pernyataan yang telah diterima oleh komunikan. DI sini seorang komunikan akan memutuskan unuk memberikan umpan balik(feedback) atau tidak

     7.    Gangguan (noise)

Noise (gangguan) adalah faktor-faktor fisik ataupun psikologis yang dapat mengganggu atau menghambat kelancaran proses komunikasi. Hal ini dapat si sebabkan oleh factor internal(pengetahuan) dan eksternal(linkungan).

Proses komunikasi akan berjalan baik, apabila antara sumber dan penerima pesan terdapat minat dan kepentingan (overlaping of interest). Minat  dan kepentingan ini akan terjadi apabila terdapat persamaan (dalam tingkatan yang relatif) dalam hal kerangka referensi antara sumber dan penerima pesan. Proses komunikasi antara sumber dan penerima ini, dalam prakteknya seringkali tidak dapat berjalan baik karena adanya gangguan, baik gangguan yang bersifat fisik maupun gangguan yang bersifat psikologis. Berdasarkan tingkat partisipasi dari sumber  dan penerima pesan, proses komunikasi dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah adalah suatu bentuk proses komunikasi dimana yang aktif adalah pihak sumber. Pihak penerima pesan bersifat pasif. Dalam arti hanya menerima pesan yang disampaikan oleh sumber tanpa memberikan umpan balik berupa tanggapan, reaksi atau pendapat atas pesan yang diterimanya. Komunikasi dua arah adalah sumber dan penerima masing-masing terlibat aktif dalam penyampaian pesan dan umpan balik. Contoh komunikasi satu arah adalah komunikasi melalui media massa seperti radio, TV, surat kabar dan majalah. Contoh komunikasi dua arah antara lain komunikasi antar pribadi seperti percakapan tatap muka antara dua orang atau lebih atau pembicaraan melalui telepon dan HP.

Pengantar Komunikasi

Oleh : Monica Agustina .S

(Disampaikan sebagai tugas kuliah Kegiatan Humas) 

A.    Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.

Gambar berikut menggambarkan apa yang dapat kita namakan model universal komunikasi. Ini mengandung elemen-elemen yang ada dalam setiap tindak komunikasi, terlepas dari apakah itu bersifat intrapribadi, antarpribadi, kelompok kecil, pidato terbuka, atau komunikasi masa.

 

 Lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki tiga dimensi:

1.   Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud.

2. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau,

3. Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung.           

Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi; masing-masing mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain. Sebagai contoh, terlambat memenuhi janji dengan seseorang (dimensi temporal), dapat mengakibatkan berubahnya suasana persahabatan-permusuhan (dimensi sosial-psikologis), yang kemudian dapat menyebabkan perubahan kedekatan fisik dan pemilihan rumah makan untuk makan malam (dimensi fisik). Perubahan-perubahan tersebut dapat menimbulkan banyak perubahan lain. Proses komunikasi tidak pernah statis.

Proses komunikasi itu sendiri adalah penyampaian isi pernyataan (pesan) dari komunikator kepada komunikannya melalui saluran informasi (Hoeta Soehoet, 2003). Pesan yang disampaikan tidak serta merta diterima oleh khalayak/komunikan. Ada rangkaian proses, mulai dari diterimanya pesan oleh mata, bila pesan visual, diolah dengan membandingkannya dengan opini penerima pesan dan opini publik, baru kemudian dimaknai dan menjadi persepsi. Pesan dapat disampaikan secara visual, verbal, dan prilaku (Fomburn, 1996, Dowling, 2002, schifman & Kanuk, 2004).

Pesan visual, pada organisasi, biasanya dikenalkan melalui logo organisasi. Logo organisasi ini harus mampu secara mandiri menyampaikan visi misi organisasi. Untuk memperkuat pesan, logo dapat diikuti dengan pesan verbal yaitu dengan menambahkan slogan/credo. Perilaku, merupakan unsure pembentuk persepsi yang paling efektif; dapat membangun persepsi yang baik, maupun persepsi yang buruk. Unsur perilaku ini lebih sulit dikelola karena menyangkut perilaku seluruh anggota organisasi, bukan hanya pimpinan organisasi saja. Persepsi yang dibentuk dalam benak khalayak akan menjadi gambaran / citra mengenai organisasi tersebut yang melekat pada benak khalayak. 

B.     Fungsi Komunikasi

Fungsi komunikasi menurut Harol D. Lasswell adalah sebagai berikut :
The surveillance of the environment, fungsi komunikasi adalah untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi mengenai kejadian dalam suatu lingkungan (kalau dalam media massa hal ini sebagai penggarapan berita).

Onong Uchjana Effendi dalam buku Dimensi-dimensi fungsi Komunikasi mempunyai pendapat sebagai berikut :

1.      Memberikan informasi kepada masyarakat. Karena perilaku menerima informasi merupakan perilaku alamiah masyarakat. Dengan menerima informasi yang benar masyarakat akan merasa aman tentram. Informasi akurat diperlukan oleh beberapa bagian masyarakat untuk bahan dalam pembuatan keputusan. Informasi dapat dikaji secara mendalam sehingga melahirkan teori baru dengan demikian akan menambah perkembangan ilmu pengetahuan. Informasi disampaikan pada masyarakat melalui berbagai tatanan komunikasi, tetapi yang lebih banyak melalui kegiatan mass communication.

2.      Mendidik masyarakat. Kegiatan komunikasi pada masyarakat dengan memberiakan berbagai informasi tidak lain agar masyarakat menjadi lebih baik, lebih maju, lebih berkembang kebudayaannya. Kegiatan mendidik masyarakat dalam arti luas adalah memberikan berbagai informasi yang dapat menambah kemajuan masyarakat dengan tatanan komunikasi massa. Sedangkan kegiatan mendidik masyarakat dalam arti sempit adalah memberikan berbagai informasi dan juga berbagai ilmu pengetahuan melalui berbagai tatanan komunikasi kelompok pada pertemuan-pertemuan, kelas-kelas, dan sebagainya. Tetapi kegiatan mendidik masyarakat yang paling efektif adalah melalui kegiatan Komunikasi Interpersonal antara penyuluh dengan anggota masyarakat, antara guru dengan murid, antara pimpinan dengan bawahan, dan antara orang tua dengan anak-anaknya.

3.      Mempengaruhi masyarakat. Kegiatan memberikan berbagai informasi pada masyarakat juga dapat dijadikan sarana untuk mempengaruhi masyarakat tersebut ke arah perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan. Misalnya mempengaruhi masyarakat untuk mendukung suatu pilihan dalam pemilu dapat dilakukan melalui komunikasi massa dalam bentuk kampanye, propaganda, selebaran-selebaran, spanduk dan sebagainya.

4.      Menghibur masyarakat. Perilaku masyarakat menerima informasi selain untuk memenuhi rasa aman juga menjadi sarana hiburan masyarakat. Apalagi pada masa sekarang ini banyak penyajian informasi melalui sarana seni hiburan.

 C. Tujuan Komunikasi

Selanjutnya tujuan dari komunikasi adalah seperti yang dikemukakan oleh Dan B. Curtis dalam buku Komunikasi Bisnis Profesional sebagai berikut :
Memberikan informasi, kepada para klien, kolega, bawahan dan penyelia (supervisor)
            Diberi informasi, karena perilaku diberi informasi merupakan bentuk interaksi komunikasi. Orang atau masyarakat cenderung merasa lebih baik diberi informasi yang diperlukannya atau yang akan diberi jalan masuk menuju informasi tersebut yang merupakan bagian dari keadaan percaya dan rasa aman. Menolong orang lain, memberikan nasihat kepada orang lain, ataupun berusaha memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan.

Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, karena semakin tinggi kedudukan/status seseorang maka semakin penting meminta orang lain untuk keahlian teknis sehingga dalam menyelesaikan masalah/membuat keputusan tersebut harus ada komunikasi untuk meminta data sebagai bahan pertimbangan. Mengevaluasi perilaku secara efektif, yaitu suatu penilaian untuk mengetahui hal-hal yang akan mereka lakukan setelah menerima massege.

Sementara itu menurut Onong Uchjana Effendi dalam buku Dimensi – dimensi Komunikasi tujuan komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Perubahan Sosial dan partisipasi sosial. Memberikan berbagai informasi pada masyarakat tujuan akhirnya supaya masyarakat mau mendukung dan ikut serta terhadap tujuan informasi itu disampaikan. Misalnya supaya masyarakat ikut serta dalam pilihan suara pada pemilu atau ikut serta dalam berperilaku sehat, dan sebagainya.

2.      Perubahan Sikap. Kegiatan memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan supaya masyarakat akan berubah sikapnya. Misalnya kegiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat tujuannya adalah supaya masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan sikap masyarakat akan positif terhadap pola hidup sehat.

3.      Perubahan pendapat. Memberikan berbagai informasi pada masyarakat tujuan akhirnya supaya masyarakat mau berubah pendapat dan persepsinya terhadap tujuan informasi itu disampaikan, misalnya dalam informasi mengenai pemilu. Terutama informasi mengenai kebijakan pemerinatah yang biasanya selalu mendapat tantangan dari masyarakat maka harus disertai penyampaian informasi yang lengkap supaya pendapat masyarakat dapat terbentuk untuk mendukung kebijakan tersebut.

4.      Perubahan perilaku. Kegiatan memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan supaya masyarakat akan berubah perilakunya. Misalnya kegiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat tujuannya adalah supaya masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan perilaku masyarakat akan positif terhadap pola hidup sehat atau mengikuti perilaku hidup sehat.

“COSTUMER RELATIONS”

Oleh : NURUL HAQIQI

(Disampaikan sebagai tugas Kegiatan Humas)

                                           

   Costumer Relations adalah Hubungan baik dengan public internal maupun eksternal akan membentuk iklim positif suatu perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai produktivitas. Hubungan baik yang ditujukan kepada public eksternal perusahaan akan menimbulkan jalinan ikatan yang erat antara perusahaan dengan public eksternalnya. Hubungan baik ini dapat berupa kesetian para klien terhadap perusahaan yang bersangkutan. Customer Relations merupakan kegiatan yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang secara memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk menerima keluhan / masalah yang sedang dihadapi.

 ‘ Strategi Customer Relations

   Strategi merupakan cara-cara atau taktik yang dipakai untuk mewujudkan suatu tujuan atau rencana yang telah ditetapkan. Sehingga Strategi Customer Relations merupakan sebuah cara atau taktik yang digunakan untuk menjalin hubungan yang baik dengan para pelanggan agar mereka merasa puas, nyaman, dan percaya terhadap perusahaan kita. Sehingga hubungan bisnis dapat tercipta dengan baik dan lancer. Hubungan dengan pelanggan juga membutuhkan komunikasi yang baik dan intens, sehingga tercipta mutual understanding di antara keduanya.

Dalam prakteknya seorang Public Relations harus mampu melaksanakan bentuk-bentuk komunikasi baik interpersonal maupun komunikasi massa. Dalam menjalankan Strategi Customer Relations, seorang komunikator perlu memperhatikan sifat-sifat komunikasi, yang di antaranya adalah:

 Tatap muka ( face-to-face)

  Saat komunikasi tatap muka berlangsung, seorang komunikator harus dapat memanfaatkan moment ini untuk seoptimal mungkin untuk menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan klien, memahami maksud dan tujuan klien, dan membuat klien nyaman dan percaya dengan kredibilitas dan kemampuan seorang komunikator.

Bermedia ( mediated)

  Komunikasi memiliki banyak media yang dapat membuat proses penyampaian pesan sampai dengan optimal kepada sasarannya, dan media tersebut harus dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.

Komunikasi Verbal

  Komunikasi verbal baik lisan maupun tulisan yang ditekankan pada penggunaan bahasa dan kata-kata yang mengandung pesan-pesan/ informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan.

Komunikasi Nonverbal

 Komunikasi nonverbal cukup banyak cakupannya, seperti gesture, body language, gambar dan symbol-simbol, eye contact, dll .

Customer Relations merupakan kegiatan yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang secara memuaskan .Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward (1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain. Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:

1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)

2. Pesan (mengatakan apa?)

3. Media (melaluisaluran/ channel/media apa?)

4. Komunikan (kepada siapa?)

5. Efek (dengan dampak/efek apa?).

Kemudian perlu diketahui pula teori Uses and Gratification yakni penggunaan media oleh seseorang sebagai pemuas kebutuhannya dan hanya dapat dikontrol oleh dirinya. Teori ini pertama kali diperkenalkan oleh Herbert Blumer dan Elihu Katz (1974). Teori ini mengatakan bahwa pengguna media memainkan peran aktif untuk memilih dan menggunakan media tersebut. Dengan kata lain, pengguna media adalah pihak yang aktif dalam proses komunikasi. Pengguna media berusaha mencari sumber media yang paling baik di dalam usaha memenuhi kebutuhannya. Artinya pengguna media mempunyai pilihan alternatif untuk memuaskan kebutuhannya.

  Manfaat Costumer Relations

Costumer Relations memberikan beberapa manfaat seperti:

· Membantu perusahaan / organisasi sehingga memungkinkan bagian marketing untuk mengidentifikasi secara tepat pelanggan / relasi mereka, mengatur bagian marketing dengan tujuan dan sasaran yang jelas serta meningkatkan kualitas bagian marketing.

· Membantu perusahaan / organisasi untuk meningkatkan kinerja dengan mengoptimalkan sharing informasi oleh beberapa pegawai dan mempersingkat proses yang ada.

· Memungkinkan bentuk hubungan personal dengan pelanggan / relasi dengan tujuan meningkatkan kepuasaan pelanggan / relasi dan memaksimalkan keuntungan yang didapat; mengidentifikasi pelanggan / relasi yang potensial dan memberikan mereka serviceyang lebih dibandingkan pelanggan / relasi lainnya.

 Memberikan informasi kepada pegawai lainnya untuk mengetahui secara pasti pelanggan / relasi mereka, mengetahui kebutuhannya dan membangun hubungan yang efektif antara perusahaan / organisasi, pelanggan / relasi dan partner pendukung lainnya.

Dengan kata lain, Costumer Relations dikembangkan untuk memberikan tingkat kepuasaan pelanggan / relasi sehingga akan tetap kembali dengan service yang perusahaan / organisasi berikan dan membuka peluang bagi perusahaan / organisasi menjadi pemenang dalam berbisnis.